Wat zijn de verschillende vergadertechnieken?

Leestijd: 5min

Veel mensen met een kantoorbaan komen er niet onderuit: vergaderingen. Vaak is het nodig om elkaar up-to-date te houden van de laatste ontwikkelingen, behaalde resultaten en planning en beleid. Zo bestaan er de gebruikelijke dagstarts, weekvergaderingen, maar denk bijvoorbeeld ook aan aandeelhoudersvergaderingen bij beursgenoteerde bedrijven. Vergaderen kan soms echter veel tijd in beslag nemen, waardoor men niet altijd even energiek, enthousiast en scherp aan tafel zit. Toch kun je dankzij verschillende vergadertechnieken de vergadering levendig en ‘to-the-point’ houden. Deze bespreken we hieronder.

Vergadertechniek 1: Goede voorbereiding

Een belangrijke vergadertechniek is dat je goed voorbereid aan een vergadering moet beginnen. Een goede voorbereiding scheelt namelijk enorm veel tijd wanneer je met elkaar rond de tafel zit. Zorg dat je weet wat het onderwerp is en breng de deelnemers van de vergadering daarvan op de hoogte. Je kunt bijvoorbeeld een agenda opstellen, maar ook de deelnemers van de vergadering van tevoren wat achtergrondinformatie toesturen.

Vergadertechniek 2: Maak gebruik van notulen

Notuleren vindt niet iedereen altijd even gemakkelijk. Toch is het een belangrijk onderdeel van effectief vergaderen. In goede notulen worden namelijk de afspraken vastgelegd, alsmede een taakverdeling. Omdat iedereen anders notuleert is het belangrijk om deze taak aan één deelnemer te geven, zodat de notulen altijd dezelfde opzet hebben om verwarring te voorkomen.

Vergadertechniek 3: Samenvatten van beslissingen

Om te zorgen dat alles goed in de notulen komt te staan is het belangrijk om als vergadertechniek het samenvatten aan te wenden. Vat beslissingen kort samen wanneer je doorgaat naar een volgend punt op de agenda. Bovendien is het voor de notulist(e) gemakkelijker om de belangrijke punten eruit te filteren tijdens de vergadering.

Vergadertechniek 4: Leid een vergadering door goed te luisteren

Een vergadering kun je alleen goed leiden als je ook goed luistert naar alles wat er gezegd wordt. Wees niet bang om de deelnemers te motiveren door vragen te stellen, maar kap iemand ook af wanneer een pleidooi te lang duurt. Door het proces strak te leiden en chit-chat te vermijden, zal de vergadering kort blijven en tegelijkertijd doeltreffend en voorspoedig verlopen.

Vergadertechniek 5: Maak gebruik van een vragenronde

Ben je klaar met vergaderen? Sluit deze dan goed af. Bijvoorbeeld door nog even alle belangrijke beslissingen te herhalen en te vragen of alle taken duidelijk zijn voor iedereen. Biedt tevens ruimte voor een vragenronde. Mochten hier onduidelijkheden naar voren komen, dan kun je beter direct voor opheldering zorgen. Bij vragenrondes kan bovendien altijd een nuttige inhoudelijke discussie ontstaan, waarbij out-of-the-box denken meer wordt getolereerd.

Effectief vergaderen

Wil je meer vergadertips? Neem dan contact op met Hole18 voor meer informatie over effectief vergaderen.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *