Wat zijn de 5 voorwaarden voor teambuilding?

In deze blog leg ik de 5 frustraties van teamwork uit. Dit doe ik aan de hand van het boek van Paul Lencioni, waarbij ik steeds een link leg naar de dagelijkse praktijk, waarin ik onderdeel uitmaak van een team HR-adviseurs.

1: Samenwerken, heb en geef vertrouwen

Door ervaringen met elkaar te delen, ontstaat er inzicht en begrip voor elkaars standpunten en gevoelens. Het kunnen hele basale ervaringen zijn, zoals het van elkaar weten hoeveel kinderen je hebt, wat je hobby’s zijn, hoeveel broers en zusters je hebt. Met deze weetjes bouw je al aan een persoonlijke band met elkaar, simpel toch?

In een team waarin vertrouwen heerst, durven leden elkaar om hulp en feedback te vragen. Een prachtig instrument om hiermee te oefenen is het Feedback spel. Met dit spel kun je allerlei feedbacksituaties oefenen. Wij hebben als team een aantal keer gedaan en iedere keer zorgt het ervoor dat we met elkaar in gesprek gaan over de dingen die er echt toe doen. Daarbij hadden we ook nog eens lol, mooi toch?

Een andere mooie suggestie is het waarderen en benutten van de vaardigheden en ervaringen van anderen. Als je van elkaar weet waar je goed in bent, waar je blij van wordt en waar je kracht ligt, is het makkelijk om elkaar daarop aan te spreken en elkaar hulp te vragen in lastige situaties. Binnen mijn team hebben we hier voor een praktische insteek worden gekozen. Twee collega’s die zeer ervaren zijn in het begeleiden van reorganisaties, hebben hierover een procesbeschrijving gemaakt. Op deze manier delen zij hun kennis met de rest van het team en zorgen zij als team voor consistent advies, win-win toch?

2: Samenwerking: ga het conflict aan!

Als het onderlinge vertrouwen binnen een team aanwezig is, is het mogelijk om gezonde en productieve conflicten met elkaar te hebben. Conflicten zijn vaak nodig om te groeien. Verschillende perspectieven en standpunten van teamleden kunnen zo worden benut. Als het team inziet en begrijpt dat conflicten nodig zijn om als team te kunnen groeien, is de eerste stap gezet.

In ons team werd toch wel van huiverig gereageerd toen ik dit punt ter sprake bracht. Er heerst toch wel een taboe op het aangaan van conflicten. Maar gaandeweg de discussie kwam toch wel het besef dat je door op een constructieve manier het conflict aan te gaan, je vaak sneller tot de oplossing komt van een probleem. Het durven benoemen van lastige onderwerpen vraagt om vertrouwen en voorkomt het ontstaan van achterbakse, politieke spelletjes en persoonlijke aanvallen.

Paul Lencioni stelt in zijn boek dat een team dat een conflict aan durft te gaan, veel levendiger en boeiender vergadert. Gezonde conflicten besparen veel tijd en leiden naar verfrissende, nieuwe ideeën en gezichtspunten. Belangrijk daarbij is wel dat de teamleider dan niet in de rol van beschermende ouder schiet en de teamleden niet de kans geeft het conflict aan te gaan en hiervan te leren.

Hoe hebben wij hier in de praktijk iets mee gedaan? Omdat iedereen het toch wel wat spannend vond om ‘zomaar’ een conflict aan te gaan, hebben we het Feedbackspel er weer bij gepakt. Hierin zit een aantal doe-vragen die gaan over conflicten. Met behulp van deze vragen hebben een klein rollenspel gedaan. Wederom zeer leerzaam en ook gerustellend om te merken dat er voldoende vertrouwen in het team aanwezig is en dat het helemaal niet erg is om het niet met elkaar eens te zijn.  Mooi was om te merken dat het conflict op de inhoud werd ‘uitgevochten’ en niemand zich persoonlijk aangevallen of beschadigd voelde.

3: Hoe betrokken ben jij in een samenwerking?

In het boek beschrijft Paul Lencioni dat het bij betrokkenheid gaat om duidelijkheid en steun. Goed functionerende teams nemen duidelijke beslissingen en ze nemen die tijdig. Deze beslissingen dragen de instemming van alle teamleden, ook als ze het in eerste instantie niet met elkaar eens waren. Ook is het belangrijk dat teams het vermogen ontwikkelen om te leren van fouten.

Net als bij het aangaan van conflicten binnen een team, rust er ook nog steeds een taboe op het maken van fouten. Fouten maken moet voorkomen worden, er moet een schuldige aangewezen worden. Om binnen een team meer betrokkenheid te creëren, is het belangrijk om met elkaar een sfeer te scheppen waarin het normaal is om fouten te mogen maken. Door fouten in alle openheid te bespreken, leren we van elkaar en worden we als team beter. Op deze manier met fouten omgaan, kan alleen als er sprake is van vertrouwen in elkaar.

Naast het creëren van een veilige omgeving waarin fouten gemaakt mogen worden, is het ook belangrijk om successen met elkaar te vieren. Op de agenda van ieder teamoverleg staat het punt ‘successen,  groot en klein’. In het begin werd er wat lacherig over gedaan, maar al snel merkten we dat wanneer we onze successen benoemden, het onderlinge vertrouwen en de betrokkenheid bij elkaars werk groeiden. Door het uitspreken van waardering voor elkaars inspanningen, wordt ook het wij-gevoel versterkt. En, je wordt er vrolijk van!

De vierde frustratie van teamwork is het ontlopen van verantwoordelijkheid. Deze quote vond ik op internet: ‘Teamwork is onontbeerlijk. Dan kan je de verantwoordelijkheid op iemand afschuiven.’

hipsters werken

4: Ontloop je weleens de verantwoordelijkheid?

Teamwork is onontbeerlijk. Dan kan je de verantwoordelijkheid op iemand afschuiven’.

Je verantwoordelijkheid nemen, iedereen heeft het er wel eens over. Maar elkaar hierop aanspreken, is toch lastiger dan gedacht. Ook wanneer er binnen een team een vertrouwensband bestaat, iedereen bij elkaar betrokken is, blijft het spannend. Waarom? Net als bij het aangaan van conflicten, zijn teamleden bang om elkaar te kwetsen, bang om de persoonlijke relatie in gevaar te brengen. Maar door elkaar aan te spreken op ieders verantwoordelijkheid, laat je juist merken dat je elkaar respecteert en dat je hoge verwachtingen hebt over elkaar prestaties.

Patrick Lencioni, de auteur van het boek waarop mijn blogs gebaseerd zijn, heeft een aantal tips voor ons. Hij schrijft dat een van de meest effectieve manieren is om helder en inzichtelijk te maken wat het team dient te presteren, wie wat doet en hoe alle teamleden zich moeten gedragen om succes te hebben. Hoe helderder verwoordt, hoe minder ruis op de lijn.

Om die ruis te blijven voorkomen, is het belangrijk om regelmatig met elkaar te bespreken hoe de teamleden vinden dat iedereen functioneert ten opzichte van de vastgestelde doelen. Elkaar feedback geven over hun gedrag of prestaties. Blijft spannend, maar in een team waar vertouwen en betrokkenheid heerst, zijn dit stappen die gezet kunnen worden (bijvoorbeeld door het door mij in eerdere blogs genoemde Feedbackspel).

Een laatste tip die de auteur geeft, is het in het voorzicht stellen van een teambeloning in plaats van een individuele beloning. Zijn stelling is, is dat wanneer een van de teamleden zijn of haar taken niet vervult, het team waarschijnlijk niet rustig afwacht totdat er spreke is van een mislukking, maar ingrijpt. In de praktijk zie ik het hier vaak mis gaan en worden er groepjes gevormd, sluit men de ‘afvallige’ buiten en gaat ieder voor zich. Op dit punt kunnen veel teams nog winst behalen.

In een volgend blog bespreek ik de laatste frustratie, te weinig aandacht voor resultaten. Als teamleden niet verantwoordelijk worden gehouden voor hun bijdragen, zullen ze zich waarschijnlijk concentreren op hun eigen behoeften en op hun eigen belang.

5: Hoe zorg je ervoor dat samenwerken leuk blijft?

De laatste frustratie is ‘te weinig aandacht hebben voor gezamenlijke resultaten’. Je kunt je natuurlijk afvragen waar een team anders op gericht zou moeten zijn dan op gezamenlijke resultaten. Maar in de praktijk zie je echter dat teamleden de neiging hebben om zich te richten op het verbeteren van hun eigen positie en het behalen van hun eigen resultaten. Vooral wanneer zij zich niet voldoende betrokken of verantwoordelijk voelen, stellen zij hun eigen belangen boven die van het team.

Hoe nu deze laatste frustratie te voorkomen? Belangrijk is om helder te zijn over de te bereiken resultaten. Spreek als team uit wat je wilt bereiken, welke successen je wilt behalen.  Als manager van een team is het belangrijk om naast het minimaliseren van individualistisch gedrag, ervoor te zorgen dat het team zijn successen viert en zo min mogelijk wordt afgeleid van de te behalen resultaten.

De 5 beschreven frustraties zijn uiteraard niet los van elkaar te zien. Als het bij een van de frustraties al niet goed gaat, dan kun je erop rekenen dat de samenwerking binnen een team onder druk komt te staan. Enkele tips uit de 4 voorgaande blogs:

  1. Heb en geef elkaar vertrouwen. Deel ervaringen met elkaar zodat er inzicht en begrip voor elkaars standpunten en gevoelens komt. Vraag elkaar om hulp en feedback.
  2. Ga op een constructieve manier een conflict aan. Hierdoor kom je vaak sneller tot de oplossing van een probleem. Het durven benoemen van lastige onderwerpen vraagt om vertrouwen en voorkomt het ontstaan van achterbakse, politieke spelletjes en persoonlijke aanvallen.
  3. Creëer een omgeving waarin het veilig is om fouten te maken. Door fouten in alle openheid met elkaar te bespreken, leer je van elkaar en het verstekt de band binnen het team. Vergeet ook niet om met elkaar successen, hoe groot of klein ook, te vieren.
  4. Neem je verantwoordelijkheid en spreek elkaar daarop aan. Hiermee laat je merken dat je elkaar respecteert en dat je hoge verwachtingen hebt over elkaar prestaties.

Samengevat, leden van een echt samenhangend team:

  • vertrouwen elkaar
  • gaan openlijk de strijd aan over ideeën
  • steunen elkaars besluiten en actieplannen
  • spreken elkaar aan op het realiseren van overeengekomen activiteiten
  • concentreren zich op het bereiken van collectieve resultaten

Onthoud dat samenwerken mensenwerk blijft. Wanneer je rekening houdt met menselijke onvolkomenheden overwin je als team de natuurlijke neiging om in negatief gedrag te verzanden. Met alle frustraties van dien …..

2 antwoorden
  1. Tim
    Tim zegt:

    Niks is prettiger dan een goed functionerend TEAM, in een team offer je je op voor je collega’s en teamgenoten. Teambuilding is daarom zo belangrijk!!

    Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *