Hoofd- en bijzaken onderscheiden: hoe doe je dat?

Tijdens een normale werkdag krijg je als werknemer veel informatie te verwerken. Je mail, social media en je telefoon vragen continu om aandacht. Hierdoor blijven hoofdzaken langer liggen en behaal je je doelstellingen niet. Hoe kan je dit oplossen? Hoe kan je hoofd- en bijzaken onderscheiden? In dit artikel geven wij je enkele tips om voortaan efficiënter te werk te gaan.

1. Stel prioriteiten

Leer jezelf aan om prioriteiten te stellen. Je kunt dit in het begin een keer samen doen met je werkgever of werk samen met een collega die hier wel goed in is. Door prioriteiten te stellen, leer je om hoofd- en bijzaken te onderscheiden door deze op te splitsen in: – Dringende en belangrijke zaken – Dringende, minder belangrijke zaken – Belangrijke, minder dringende zaken – Onbelangrijke, niet dringende zaken

Dringende en belangrijke zaken

Bij dringende of belangrijke zaken kun je denken aan een urgente vraag van een klant of een noodgeval. Handel deze altijd direct af. Hiermee voorkom je dat de klant of je werkgever ontevreden wordt over jouw werkzaamheden.

Dringende, maar minder belangrijke zaken

Voorbeelden van dringende, maar minder belangrijke zaken zijn: de administratie of ingeplande werkzaamheden. Probeer deze zaken snel af te handelen of draag ze over aan een collega.

Belangrijke, minder dringende zaken

Werkzaamheden als het opstellen van doelstellingen of de acquisitie zijn vaak minder dringend. Plan deze in voor een rustig moment.

Onbelangrijke, niet dringende zaken

Zaken die geen prioriteit hebben, kun je op een later moment doen. Plan deze dus in op een rustiger tijdstip. Realiseer je ook dat het niet slecht is om bijzaken niet direct op te pakken. Als je deze later, tijdens een rustig moment, uitvoert kun je de bijzaken productiever aanpakken. Iets dat weer leidt tot een beter resultaat.

2. Maak werkafspraken

Laat je collega’s weten op welk tijdstip je minder belangrijke werkzaamheden (bijzaken) uitvoert, zoals het bekijken van mailtjes, de acquisitie of het bijhouden van de administratie. Als je dit op een vast tijdstip doet, dan heb je veel meer tijd om belangrijke werkzaamheden (hoofdzaken) uit te voeren. Vertel je collega’s ook op welke tijdstippen je jouw hoofdwerkzaamheden uitvoert. Ze weten dan dat ze je niet kunnen storen met bijzaken.

3. Actualiseer je werkzaamheden

Een andere manier om hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden is door een schema op te zetten waarin je aangeeft welke zaken urgent zijn en welke zaken niet. Kijk hier dagelijks naar en actualiseer het schema regelmatig. Door dit schema up-to-date te houden, zie je in een oogopslag welke belangrijke werkzaamheden je die dag moet afronden. Dit zorgt voor overzicht en veel meer rust.

4. Plan tijd in voor onverwachte, belangrijke zaken

Reserveer tijd voor onverwachte, belangrijke zaken. Zo kan het zijn dat een klant de opdracht sneller binnen wilt hebben dan gepland. Als je tijd inplant voor onverwachte zaken dan hoef je deze niet gehaast uit te voeren. Je kunt de werkzaamheden dan efficiënt afronden.

5. Zie e-mails als een bijzaak

Dagelijks krijg je waarschijnlijk tientallen, misschien wel honderden e-mails binnen. Het gros hiervan is niet urgent. Leer om onderscheid te maken tussen belangrijke en minder belangrijke e-mails. Lees ze snel door en richt je daarna weer op je hoofdzaken. Beantwoord de minder belangrijke e-mails op een rustig moment. Dit is dus een moment dat je speciaal hebt ingepland voor bijzaken.

Heb je zelf een goede extra tip om hoofd en bijzaken van elkaar te onderscheiden? Deel hem hieronder en plaats je reactie!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *