Hoe kun je vergaderen op afstand zonder problemen?

In steeds meer bedrijven is het een standaard om niet van het personeel te eisen dat ze elke dag fysiek aanwezig zijn. In de tijd waarin bedrijven vaker mondiaal opereren, is fysiek vergaderen niet altijd meer mogelijk. Door ‘het nieuwe werken’ zitten werknemers niet voortdurend op een vaste werkplek. Ze maken gebruik van flexplekken, werken op meerdere locaties van eenzelfde bedrijf, of thuis. Omdat vergaderen nou eenmaal deel uitmaakt van de meeste werkomgevingen, moest er dus een oplossing bedacht worden om al deze mensen ook bij de vergadering te betrekken. Vergaderen op afstand werd geboren.

Voordelen van op afstand vergaderen

Het vergaderen op afstand heeft flink wat voordelen, voor zowel werkgever als werknemer. Als iemand veel tijd kwijt is met vergaderen, zal hij eerder geneigd zijn enkele van deze vergaderingen over te slaan. Daar staat tegenover dat als iemand niet altijd fysiek aanwezig hoeft te zijn, hij minder snel vergaderingen afzegt. Buiten deze stijging van vergaderingsbereidheid, kent vergaderen op afstand nog andere voordelen.

  1. Het bespaart tijd. Je hebt geen reistijd, geen files, geen jetlag waar je van bij moet komen en je bent na de vergadering minder geneigd om nog even te blijven hangen om over koetjes en kalfjes te praten.
  2. Het bespaart geld. Je bespaart op reiskosten, hotelovernachtingen, leaseauto’s en huurauto’s en het aantal uren dat iemand niet productief is daalt.
  3. De productiviteit stijgt. Als teams op verschillende locaties en verschillende tijdzones via vergaderen op afstand met elkaar in contact komen, kunnen knopen sneller doorgehakt worden, waardoor de productiviteit toeneemt. Door te werken in de cloud, is het super eenvoudig om mediafiles en documenten met elkaar te delen, waardoor iedereen goed voorbereid deel kan nemen aan de vergadering.
  4. Het is goed voor het milieu. Bedrijven willen graag maatschappelijk verantwoord ondernemen. Door onder anderen het reizen terug te dringen, werk je meer klimaatneutraal.
  5. Het is beter voor de gezondheid. Onderzoek wijst uit dat mensen die flexibel mogen werken en zo min mogelijk beïnvloedt worden door bijvoorbeeld tijdsdruk en een jetlag, niet alleen productiever zijn, maar ook gezonder en gelukkiger.

Natuurlijk kent vergaderen op afstand ook wel wat nadelen. Omdat non-verbale communicatie ontbreekt, is het soms moeilijk om in te schatten wat er tussen de regels door wordt gezegd.

Hoe kun je het realiseren?

Vergaderen op afstand is niet echt moeilijk te realiseren. Er zijn meerdere vormen te bedenken. In het kort zien we vooral de onderstaande manieren terug:

Telefonisch vergaderen

Een telefonische vergadering is een goedkope en gemakkelijke manier om dingen te bespreken. Het is mogelijk om meerdere mensen aan 1 telefoongesprek deel te laten nemen. Met de technische mogelijkheden van nu, is het niet de beste manier van vergaderen. De non-verbale communicatie mist volledig, waardoor de kans op miscommunicatie groter is.

Videoconferencing

Met videoconferencing beschikken de deelnemers niet alleen over geluid, maar ook over beeld. Dat beeld kan gebruikt worden om mediafiles te vertonen, maar ook om elkaar te zien tijdens de vergadering. Dit maakt het kwalitatief beter dan telefonisch vergaderen. Skype is een veelgebruikte tool voor videoconferencing, maar er zijn meerdere online vergader tools te vinden. Van gratis, tot duur, van op maat gemaakt, tot standaard.

De vereisten van een productieve vergadering op afstand, is een goede internetverbinding op alle locaties. Haperingen in geluid en beeld zijn erg storend. Ook als deelnemers steeds opnieuw moeten inloggen, stijgt de irritatie flink. Je begrijpt dat dat niet goed is voor de productiviteit en de besluitvaardigheid tijdens de vergadering. Door technische mankementen gaat veel dure tijd verloren.

vergaderen-op-afstand

Belangrijkste spelregels

Vergaderen op afstand is echt heel erg handig, mits je het spel goed speelt. Deelnemers moeten ten eerste de kans krijgen om elkaar ook af en toe in het echt te ontmoeten. Daardoor leren ze elkaar kennen, waardoor ze betere inschattingen kunnen maken tijdens vergaderingen op afstand.

Ten tweede is iedere deelnemer verplicht om in een rustige omgeving deel te nemen aan de vergadering, dus niet met rumoer van ruziënde kinderen of de vertrekhal van het station op de achtergrond. Dat kan eventueel ook door het geluid weg te filteren met de ‘mute’ functie.

Ten derde is het goed als deelnemers hun gesprekstechnieken aanpassen. Je moet heel duidelijk zijn in wat je zegt, niet via omslachtige beschrijvingen tot een conclusie willen komen. Expliciet zijn is super belangrijk, net als doorvragen bij onduidelijkheden. Het is ook goed om een van de deelnemers een samenvatting te laten maken, die achteraf wordt rondgestuurd aan de deelnemers. Duidelijkheid voorop.

Concluderend kun je stellen dat vergaderen op afstand erg veel voordelen kent voor alle partijen, maar dat het de fysieke vergadering nooit helemaal kan evenaren.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *