Hoe kun je effectief notuleren tijdens vergaderingen?

De kunst van het notuleren is niet iedereen gegeven. Toch heeft iedere werknemer van tijd tot tijd een vergadering. Dan is het belangrijk om notulen te kunnen lezen en schrijven. Ja, effectief notuleren is een kunst. Zie jij de bomen nog in het bos, als je notuleert tijdens een vergadering?

Goede notulen vatten de vergadering kort en bondig samen. Ze dienen niet alleen als naslagwerk, maar ook als bewijsstuk en als uitgangspunt voor de volgende vergadering. Hoe notuleren een succesvolle bijdrage aan de bedrijfsvoering kan zijn, lees je hieronder.

De kunst van goede notulen schrijven

Om goede notulen te schrijven, moet je om te beginnen natuurlijk goed luisteren naar wat er gezegd wordt. Aantekeningen maken tijdens de vergadering is essentieel om alles goed te kunnen onthouden. Door de woordenbrij te ordenen en er een goed verhaal van te maken, vind je de weg in het bos. En niet minder belangrijk, ook de andere deelnemers aan de vergadering ontvangen zo hun leidraad.

Een vergadering kan lang of kort duren. Even snel vergaderen tussendoor kan heel nuttig zijn. In de snelheid kan de informatie echter ook snel verloren gaan. Daarom moet ook bij een snelle vergadering de notulist weten hoe notuleren in zijn werk gaat.

Hoe te notuleren?

Om het proces van effectief notuleren te verhelderen, volgen hier puntsgewijs enkele praktische tips:

  • De kwaliteit van de notulen is groter, als de notulist onafhankelijk is en niet zelf deelneemt aan de vergadering. De notulen worden dan objectiever.
  • Een goede voorbereiding is het halve werk. Een goede notulist heeft vooraf de agenda (inhoudelijk) doorgenomen. Notulen schrijven is makkelijker, als de notulist weet wie er (in welke rol) aan de vergadering deelnemen. Ook de gewenste vorm van de notulen – een besluitenlijst of een gespreksverslag – heeft invloed op het punt ‘hoe te notuleren?’.
  • De fysieke positie van de notulist is een belangrijke voorwaarde voor goede notulen. De notulist moet alles kunnen volgen, zowel verbaal als non-verbaal. Een plek naast de voorzitter, waar hij alle gespreksdeelnemers kan zien, is aan te raden. Interactie tussen de voorzitter en de notulist is tijdens de vergadering ook absoluut toegestaan. Op deze wijze kan hij ook bij staand vergaderen effectief notuleren.
  • Door al tijdens de vergadering de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden, kun je effectief notuleren. Gebruik van zoveel mogelijk afkortingen, steekwoorden en initialen bevordert de efficiency. Het georganiseerd en gestructureerd notuleren is handig bij de uitwerking en goed voor de leesbaarheid van de notulen.
  • De uitwerking van de notulen moet z.s.m. na de vergadering plaatsvinden. Dan zit alles immers nog vers in het geheugen. Bovendien is effectief notuleren ook snel verslag uitbrengen. Snelheid kan echter ook een valkuil zijn. Taalfouten kunnen zeer storend werken. Een taalkundige check voor de verspreiding is dan ook zeer raadzaam.

Waarom kan notuleren ook leuk zijn?

Als je voor het eerst notuleert, sta je misschien stijf van de zenuwen. Dan vraag jij je af hoe je dit ooit tot een goed einde gaat brengen. Maar al doende leert men.

Dat geldt ook voor het notuleren van vergaderingen. En na verloop van tijd kan zomaar het enthousiasme toeslaan. Dan zie je het effect van de notulen in de bedrijfsvoering. Dan is notulen schrijven een kolfje naar je hand. Dan vind je het leuk om effectief te notuleren.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *