Hoe hou je vast aan het doel van je vergadering?

Vergaderingen kunnen veel effectiever

Hoe zijn je vergaderingen? Zijn ze vaak nuttig en doelgericht of was het te vaak te lang, met teveel discussie, zonder gericht doel? Wil je…

  • resultaatgericht en doeltreffend vergaderen?
  • zegevieren in de rol van voorzitter?
  • constructieve afspraken maken waar iedereen zich in kan vinden?

Hieronder lees wat het nut van vergaderen is en hoe je dit kan vergroten door op een andere manier naar vergaderingen te kijken.

Een mooie quote hierover kwam ik tegen op internet:

Ja er wordt veel vergaderd in de wereld, wellicht ook bij jou in de organisatie. Vergaderen is goed, nuttig en zinvol om kennis te delen, besluiten te nemen, van elkaar te leren en te groeien als individu en organisatie.

Tips voor efficiënt vergaderen met een doel

Ik wil je graag enkele tips geven om efficiënter en doelgerichter te vergaderen.

Laten we eerst is kijken waarom je eigenlijk vergadert? Als ik kijk naar alle vergaderingen die ik ooit in mijn leven heb gedaan kan je dit uiteindelijk categoriseren in maar drie typen vergaderingen:

  1. Beslissing nemende vergadering

    het doel is bediscussiëren van onderwerpen, om daarbij knopen door te hakken voor latere actie.

  2. Informatieve vergadering

    het doel is om iets te communiceren.

  3. Samenwerkende (brainstorm) vergadering.

    Het doel is om samen tot een betere uitkomst te komen.

Natuurlijk kan een vergadering uit een combinatie van deze bestaan. Wat is nou het voordeel van een vergadering categoriseren? Als je weet wat het voor type vergadering wordt is het veel makkelijker om het doel van de vergadering te bepalen.

Want dat is het tweede punt dat ik te vaak heb meegemaakt. Een vergadering zonder doel is net zo zinloos als in de auto, wegrijden en geen doel hebben.

Wat is het algemene doel van een vergadering?

Het doel van veel vergaderingen is vaak om de belangen van iedereen op één lijn te krijgen. Dit doe je door een heel doelgericht doel van de vergadering en de afzonderlijke onderwerpen te bepalen.

Voorbereiding van de vergadering

Het betekent dus dat je een grondigere voorbereiding moet doen voor elke vergadering. De voorbereiding bestaat uit:

  1. Bepaal het type vergadering.
  2. Formuleer het totale doel van de vergadering.
  3. Bedenk de verschillende onderwerpen en bepaal de doelen hiervan.
  4. Bepaal de duur van elk onderwerp en vervolgens de duur van de vergadering.
  5. Bedenk wie bij de vergadering aanwezig moet zijn o.b.v. de onderwerpen en het doel.

Wat zijn de voordelen van het stellen van een doel?

Door een betere voorbereiding, doelgerichter doel van de vergadering bereik je het volgende:

  1. De deelnemers betrek je bij de vergadering door een helder doel.
  2. De deelnemers kunnen zich makkelijker voorbereiden door een beter doel.
  3. De vergadering is doelgerichter te leiden.
  4. De vergaderingen hebben een strakkere structuur wat tijdwinst oplevert.
  5. Minder discussie en betere aansluiting bij de belangen van iedereen.

Volgens mij genoeg voordelen om hier zelf me van start te gaan. Te beginnen met het kiezen van het type vergadering om doelgerichter te vergaderen.

Succes!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *