Hoe dragen agendapunten bij aan een efficiënte vergadering?

Een vergadering zonder agenda is als een gesprek van de hak op de tak. Ieder mens heeft de neiging om uit te weiden over de dingen waar hij of zij vol van is. Daar is niets mis mee. Het kost echter tijd en dat is – zeker in de werksituatie – een schaars goed.

Bovendien, als je de agendapunten pas tijdens de vergadering bedenkt, kàn een open gesprek ontstaan. Niet ieder mens is echter zó flexibel tijdens groepsgesprekken. En daarmee loop je wellicht juist inspirerende meningen en ideeën mis.

Efficiënt vergaderen is een kunst

Voor alle aanwezigen is het prettig als er vaart zit in een vergadering. De meeste mensen houden niet zo van vergaderen en zien het als een noodzakelijk kwaad. Iets waar ze zo min mogelijk mee bezig willen zijn. Efficiënt vergaderen zal dan ook absoluut zijn nut bewijzen. Maar efficiënt vergaderen is wel een kunst. Als je iemand in je organisatie hebt die die kunst beheerst, dan is dat een zegen.

Een goede agenda voor je vergadering

De vergaderagenda is een overzicht van de te bespreken punten. Deze wordt (met de eventuele bijlagen) vooraf door de secretaris verspreid. Met deze informatie kunnen de deelnemers aan de vergadering zich goed voorbereiden. Dit voorkomt in te lassen leespauzes tijdens de vergadering en bespaart dus tijd, geld en energie.

Met de agenda houdt de voorzitter van de vergadering steeds het doel voor ogen. Wat is het doel van de bespreking (van dit agendapunt) en leidt wat een gespreksdeelnemer inbrengt tot dat doel? Die afweging kan en mag de voorzitter echter alleen maken, als de deelnemers zich hebben kunnen voorbereiden.

Hoe ziet een agenda eruit?

De meest voorkomende opbouw van een goede agenda is als volgt:

  • Opening (welkom en inleiding door de voorzitter)
  • Notulen van de vorige vergadering (bespreking en goedkeuring)
  • Ingekomen stukken en mededelingen
  • De opeenvolgende te bespreken punten
  • Rondvraag
  • Sluiting.

De agendapunten tijdens de vergadering

Elk agendapunt heeft een doel. Dat spreekt voor zich. Voor een efficiënt verloop van de vergadering is het nodig om dit doel expliciet op de agenda te vermelden. Dit kan een hoop misverstanden tijdens (en na) de vergadering voorkomen en houdt de deelnemers betrokken.

Een van de taken van de voorzitter is de tijd te bewaken. In de planning wordt voor ieder agendapunt (binnen de ‘agendacommissie‘) een tijd afgesproken. Het is belangrijk dat deze afspraken worden nagekomen om de vaart in de vergadering te houden.

De rondvraag – ook vaak WVTTK (Wat verder ter tafel komt) genoemd – moet geen vergadering op zich worden. Dit punt is bedoeld als inventarisatie en evaluatie. Het is geen extra vergadering. Dit is en blijft echter een valkuil bij iedere vergadering.

Tot slot: wel of geen agenda gebruiken?

Met een goede agenda weet iedere deelnemer van tevoren waar hij of zij aan toe is. Je weet wat je tijdens de vergadering wilt en moet zeggen. De agendapunten kunnen zo goed mogelijk inhoudelijk besproken worden. Kortom, vergaderen met een agenda is goed voor de efficiency en de effectiviteit. Ontbreekt de agenda, dan neem je het risico om te verzanden in bijzaken.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *