Taken delegeren: hoe kan ik effectief leren delegeren?

Des te meer verantwoordelijkheden je krijgt, des te moeilijker het wordt om al je taken zelf op te kunnen pakken. Daarom is het belangrijk om af en toe taken te delegeren. Maar wat is dat nou precies en hoe kun je dit het beste aanpakken? Met onze tips leer je hoe je snel en effectief je taken kunt delegeren!

Wat betekent delegeren?

Delegeren is een belangrijke competentie om te hebben voor leidinggevenden. In feite betekent delegeren dat je enkele taken, bevoegdheden en middelen overdraagt aan anderen. Een belangrijke distinctie daarbij is dat je wel zelf eindverantwoordelijk blijft over het uiteindelijke resultaat. Bij delegeren geef je taken (met middelen en bevoegdheden) aan anderen, terwijl jezelf (eind)verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat. Als je leiding geeft aan een team kun je niet alles zelf blijven doen, je hebt daar simpelweg geen tijd voor. Het belangrijkste is om eindverantwoordelijk te blijven en deze taken over te dragen aan jouw medewerkers die beter zijn op deze verschillende deelgebieden. Met een goed team heb je als het goed is mensen in dienst die beter zijn in deze deelgebieden dan jezelf.

De voordelen van taken delegeren

Je houdt niet alleen meer tijd over voor andere (belangrijkere?) taken, maar het effectief delegeren van taken aan teamleden zorgt ervoor dat deze medewerkers gemotiveerd blijven. Het helpt medewerkers zich ontwikkelen en zorgt voor meer betrokkenheid en motivatie binnen het team. Ook is het belangrijk om als leidinggevende te realiseren dat je niet altijd de beste bent om de taak uit te voeren. Soms zijn jouw werknemers simpelweg beter in het uitvoeren van bepaalde taken dan jezelf.

tijd besparen met effectief delegeren

Leren delegeren begint met loslaten

Als leidinggevende gaan er al snel verschillende stress gedachtes door je hoofd als je alleen al denkt aan taken uit handen geven. ‘Ik doe dat zelf toch sneller en beter’, ‘mijn teamleden zijn al veel te druk’ en ‘wat is mijn toegevoegde waarde nog als ik mijn taken delegeer’. Het is belangrijk om deze gedachten te kunnen loslaten. Een goede manier om dit te doen is om ervoor te zorgen dat er een goede match ontstaat tussen de behoeftes van jouw als leidinggevende en de behoeftes van de werknemers waaraan de taken gedelegeerd worden.

Behoud taken waar je goed in bent en die je graag doet. Bij werkzaamheden waar je niet goed in bent en die je ook niet graag doet, kun je kritisch kijken naar het kunnen van jouw teamleden. Hebben ze bijvoorbeeld expertise op gebieden waar je zelf minder bekend in bent? Dan kun je taken binnen deze gebieden met een gerust hart aan deze medewerkers delegeren.

Zie ook de mogelijkheid tot groei in jouw medewerkers. Wellicht dat je deze medewerkers in het begin nog veel moet bijsturen, maar uiteindelijk zullen ook ze bevoegd genoeg worden om deze taken met succes uit te voeren.

Effectief delegeren: tips en tricks

Natuurlijk is simpelweg je taken doorschuiven naar een ander makkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn een aantal factoren die erg belangrijk zijn voor succesvol delegeren. Met name in het begin is het belangrijk om vooral te beginnen met kleinere taken. Zo kun je eerst aan het idee wennen voordat je grotere taken gaat delegeren. Daarbij is het ook minder erg als er fouten gemaakt worden bij kleinere taken. Sta fouten toe bij de werknemers aan wie je taken delegeert, want van fouten kunnen ze alleen maar leren en op die manier beter worden in het uitvoeren van de taken.

Stel duidelijke regels op

Door het stellen van duidelijke regels met betrekking tot de gedelegeerde taken. Niet alleen voor jouw teamleden, maar ook voor jezelf. Spreek bijvoorbeeld voor jezelf af dat je de taken onder geen beding terug neemt. Je kunt wel helpen en begeleiden, maar het is niet de bedoeling dat je de taken weer overneemt. Als je van tevoren de taken goed uitlegt en de verwachtingen duidelijk hebt, kun je dit ook voorkomen.

Zorg er ook voor dat je vaste momenten plant voor het begeleiden en evalueren van degenen die jouw gedelegeerde taken overnemen. Dit zorgt voor duidelijkheid aan beide kanten en de mogelijkheid om te kunnen sturen als het de verkeerde kant op dreigt te gaan.

Maak het delegeren makkelijk

Zorg ervoor dat je het delegeren voor jezelf maar ook voor jouw teamleden makkelijk maakt. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat medewerkers de juiste bevoegdheden en programma’s hebben om de taken met succes uit te kunnen voeren. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het wordt vaak vergeten om de juiste begeleiding te bieden. Vooral in het begin is dit erg belangrijk!

Zorg er ook voor dat het gehele team ervan op de hoogte is dat bepaalde taken naar iemand anders gedelegeerd gaan worden. Zo voorkom je verwarring en kan het personeel ook elkaar verantwoordelijk houden voor het uitvoeren van de taken.

Delegeren kun je leren, bijvoorbeeld tijdens het Team Performance Traject van Hole18! Hierbij leer je jouw team beter kennen en begeleiden. Haal alles uit je team wat erin zit!

delegeren kun je leren

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *