Een vergaderlocatie kiezen: waar moet je op letten?

De juiste vergaderlocatie regelen is niet altijd even makkelijk. Tegenwoordig bieden steeds meer plekken zich aan als vergaderlocatie, denk hierbij aan hotels, boten, en zelfs bossen. Toch is lang niet elke plek even geschikt.

In dit artikel geven we 5 tips waar je op moet letten bij het kiezen van een geschikte vergaderlocatie.

Tip 1: Zoek voor de juiste ambiance

Hoe groot of klein de vergadering ook is, de juiste locatie is vaak sfeerbepalend en zorgt voor de juiste ambiance. Ben je op zoek naar een formele of informele vergadering? Kijk vooraf goed naar aspecten als comfort, stimulerende omgeving (voor een creatieve brainstorm) en mogelijkheden om goed te concentreren.

Tip 2: Kies een locatie met een goede bereikbaarheid

Als het gaat om het organiseren van een vergadering, is het van cruciaal belang dat je een locatie kiest die past bij de soort bijeenkomst. Zorg er daarom voor dat de locatie past bij het imago van het bedrijf en dat het zeker bijdraagt aan een positieve ervaring bij de deelnemers.

Voor het kunnen bijwonen van een vergadering is het daarbij van groot belang dat de locatie goed bereikbaar is. Als je een vergaderlocatie gaat zoeken, is het dus goed om te zoeken naar een locatie waarbij je zeker weet dat de deelnemers gemakkelijk op de locatie kunnen komen per fiets, auto of openbaar vervoer. Kijk dus naar vergaderlocaties inclusief parkeergelegenheid die tevens een goede OV-verbinding hebben.

 

vergaderlocatie-2

 

Tip 3: Beraam vooraf de kosten

Hoe verleidelijk het ook moge zijn, ga niet pas een budget maken nadat je al mooie, grote, locaties hebt gezien. Maak voordat je locaties gaat bekijken al een begroting waaraan je kunt vasthouden. Je weet dan hoeveel geld er beschikbaar is en het zorgt later niet voor grote verrassingen en een deuk in de begroting.

Tip 4: Bekijk vooraf de faciliteiten op locatie

Kijk altijd naar de faciliteiten die aanwezig zijn op de locatie voordat je gaat boeken. Vele accommodaties beweren namelijk te beschikken over vergaderfaciliteiten, maar blijken hier toch niet altijd aan te kunnen voldoen. Denk aan de volgende punten:

  • Is de ruimte groot genoeg en heeft het de capaciteit die jij nodig hebt om de vergadering te organiseren?
  • Zijn de vergaderzalen goed geventileerd?
  • Is de verlichting en geluid voldoende?
  • Kun je flexibel met de ruimte omgaan. Is de indeling van tafels/stoelen aan te passen?
  • Zijn er toiletten in de buurt?
  • Zijn er projectieschermen/ lcd-televisies beschikbaar?
  • Beschikt de locatie over WIFI/ is er internettoegang?
  • Is er een whiteboard? Een microfoon?

Tip 5: Bekijk de cateringmogelijkheden

Het klinkt logisch, maar tijdens een vergadering moet er voldoende te eten en drinken zijn. Check de locatie dus vooraf op de cateringmogelijkheden.

Wil je meer vergadertips? Check ook onze andere blogs over het kiezen van de juiste vergaderstijl, vergaderen met agendapunten en de verschillende vergadertechnieken.

8 antwoorden
    • Peter van Weel
      Peter van Weel zegt:

      Hoi Manon,
      Dank je wel voor je reactie, super om te lezen.

      Extra tip!
      Probeer jezelf de opdracht te geven om iedere vergadering iets nieuws of bijzonders te doen of toe te voegen.

      Succes met alle vergaderingen.
      Vriendelijke groet,
      Peter van Weel

      Beantwoorden
  1. Prixos
    Prixos zegt:

    Hele goede tips! Zo was ik ooit eens op een locatie waar het niet mogelijk was om iets te eten te halen. Super onhandig. Vooral ook als je zelf niets bij je heeft en het bedrijf er niet voor gezorgd heeft.

    Beantwoorden
  2. Kiki Wals
    Kiki Wals zegt:

    Zeer nuttige informatie! Straks ga ik een vergadering organiseren en ik kan bevestigen dat het echt stressvol is. Ik heb helemaal over een witte bord vergeten, dus hartelijk bedankt voor deze tip! Ook moet ik nu ervoor zorgen dat er goed geluid zal zijn en dan is alles in orde!

    Beantwoorden
    • Peter van Weel
      Peter van Weel zegt:

      Hoi Kiki,
      Dank je wel voor je reactie. Fijn dat je zoveel hebt aan de tips.
      Ik lees graag hoe het je is vergaan tijdens de vergadering. Wil je het delen?

      Dank je wel en succes.
      Peter

      Beantwoorden

Trackbacks & Pingbacks

  1. […] De laatste tip die we je geven wanneer je een geschikte locatie hebt gevonden, check de algemene voorzieningen. Hoe zijn die faciliteiten op de locatie? Onderzoek of er genoeg toiletten aanwezig zijn voor het […]

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *