Taken delegeren: hoe kan ik effectief leren delegeren?

Des te meer verantwoordelijkheden je krijgt, des te moeilijker het wordt om al je taken zelf op te kunnen pakken. Daarom is het belangrijk om af en toe taken te delegeren. Maar wat is dat nou precies en hoe kun je dit het beste aanpakken? Met onze tips leer je hoe je snel en effectief je taken kunt delegeren!

Wat betekent delegeren?

Delegeren is een belangrijke competentie om te hebben voor leidinggevenden. In feite betekent delegeren dat je enkele taken, bevoegdheden en middelen overdraagt aan anderen. Een belangrijke distinctie daarbij is dat je wel zelf eindverantwoordelijk blijft over het uiteindelijke resultaat. Bij delegeren geef je taken (met middelen en bevoegdheden) aan anderen, terwijl jezelf (eind)verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat. Als je leiding geeft aan een team kun je niet alles zelf blijven doen, je hebt daar simpelweg geen tijd voor. Het belangrijkste is om eindverantwoordelijk te blijven en deze taken over te dragen aan jouw medewerkers die beter zijn op deze verschillende deelgebieden. Met een goed team heb je als het goed is mensen in dienst die beter zijn in deze deelgebieden dan jezelf.

De voordelen van taken delegeren

Je houdt niet alleen meer tijd over voor andere (belangrijkere?) taken, maar het effectief delegeren van taken aan teamleden zorgt ervoor dat deze medewerkers gemotiveerd blijven. Het helpt medewerkers zich ontwikkelen en zorgt voor meer betrokkenheid en motivatie binnen het team. Ook is het belangrijk om als leidinggevende te realiseren dat je niet altijd de beste bent om de taak uit te voeren. Soms zijn jouw werknemers simpelweg beter in het uitvoeren van bepaalde taken dan jezelf.

tijd besparen met effectief delegeren

Leren delegeren begint met loslaten

Als leidinggevende gaan er al snel verschillende stress gedachtes door je hoofd als je alleen al denkt aan taken uit handen geven. ‘Ik doe dat zelf toch sneller en beter’, ‘mijn teamleden zijn al veel te druk’ en ‘wat is mijn toegevoegde waarde nog als ik mijn taken delegeer’. Het is belangrijk om deze gedachten te kunnen loslaten. Een goede manier om dit te doen is om ervoor te zorgen dat er een goede match ontstaat tussen de behoeftes van jouw als leidinggevende en de behoeftes van de werknemers waaraan de taken gedelegeerd worden.

Behoud taken waar je goed in bent en die je graag doet. Bij werkzaamheden waar je niet goed in bent en die je ook niet graag doet, kun je kritisch kijken naar het kunnen van jouw teamleden. Hebben ze bijvoorbeeld expertise op gebieden waar je zelf minder bekend in bent? Dan kun je taken binnen deze gebieden met een gerust hart aan deze medewerkers delegeren.

Zie ook de mogelijkheid tot groei in jouw medewerkers. Wellicht dat je deze medewerkers in het begin nog veel moet bijsturen, maar uiteindelijk zullen ook ze bevoegd genoeg worden om deze taken met succes uit te voeren.

Effectief delegeren: tips en tricks

Natuurlijk is simpelweg je taken doorschuiven naar een ander makkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn een aantal factoren die erg belangrijk zijn voor succesvol delegeren. Met name in het begin is het belangrijk om vooral te beginnen met kleinere taken. Zo kun je eerst aan het idee wennen voordat je grotere taken gaat delegeren. Daarbij is het ook minder erg als er fouten gemaakt worden bij kleinere taken. Sta fouten toe bij de werknemers aan wie je taken delegeert, want van fouten kunnen ze alleen maar leren en op die manier beter worden in het uitvoeren van de taken.

Stel duidelijke regels op

Door het stellen van duidelijke regels met betrekking tot de gedelegeerde taken. Niet alleen voor jouw teamleden, maar ook voor jezelf. Spreek bijvoorbeeld voor jezelf af dat je de taken onder geen beding terug neemt. Je kunt wel helpen en begeleiden, maar het is niet de bedoeling dat je de taken weer overneemt. Als je van tevoren de taken goed uitlegt en de verwachtingen duidelijk hebt, kun je dit ook voorkomen.

Zorg er ook voor dat je vaste momenten plant voor het begeleiden en evalueren van degenen die jouw gedelegeerde taken overnemen. Dit zorgt voor duidelijkheid aan beide kanten en de mogelijkheid om te kunnen sturen als het de verkeerde kant op dreigt te gaan.

Maak het delegeren makkelijk

Zorg ervoor dat je het delegeren voor jezelf maar ook voor jouw teamleden makkelijk maakt. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat medewerkers de juiste bevoegdheden en programma’s hebben om de taken met succes uit te kunnen voeren. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het wordt vaak vergeten om de juiste begeleiding te bieden. Vooral in het begin is dit erg belangrijk!

Zorg er ook voor dat het gehele team ervan op de hoogte is dat bepaalde taken naar iemand anders gedelegeerd gaan worden. Zo voorkom je verwarring en kan het personeel ook elkaar verantwoordelijk houden voor het uitvoeren van de taken.

Delegeren kun je leren, bijvoorbeeld tijdens het Team Performance Traject van 2Peak! Hierbij leer je jouw team beter kennen en begeleiden. Haal alles uit je team wat erin zit!

delegeren kun je leren

Wat is een goede werkethiek en hoe kan ik deze bevorderen?

Je hebt de term wellicht al wel eens in het Engels gehoord ‘work ethic’. Maar wat is een goede werkethiek nou eigenlijk en hoe kun je ervoor zorgen dat dit bevorderd wordt? Voor jezelf en voor het hele team is het belangrijk om de sfeer hoog te houden, ook een goede werkethiek is daar onderdeel van. In dit artikel lees je alles over een goede werkethiek en hoe je deze kan bevorderen op de werkvloer.

Wat is een goede werkethiek?

Werkethiek, of arbeidsethos, wordt ook wel gedefinieerd als de innerlijke wil om te werken. Het heeft dus alles te maken met de houding van de werknemer. Als medewerkers bereid zijn om alles te doen voor hun werkgever, ook in tegenspoed, kun je spreken van een goede werkethiek. Deze medewerkers bezitten bepaalde innerlijke waardes, die ervoor zorgen dat ze zo’n sterke werkethiek hebben ontwikkeld. Over het algemeen zijn deze medewerkers integer, hebben ze een groot verantwoordelijkheidsbesef, gaan ze voor kwaliteit in hun werk, zijn ze sterk verbonden met de organisatie en werken ze beter samen met anderen.

Voordelen van een goede werkethiek

Een goede werkethiek zorgt ervoor dat werknemers gedreven worden het beste voor hun baan en werkgever te geven, ook als soms de omstandigheden daaromtrent niet perfect zijn. Een positieve houding en gezonde werkethiek hebben ook voordelen voor de werkgever. Zo zorgt een gezonde werkethiek namelijk voor minder ziekteverzuim en een hogere arbeidsproductiviteit. Ook zijn medewerkers met een betere werkethiek, sneller in staat om bij te springen wanneer de organisatie dat echt nodig heeft. Het zijn medewerkers waarop een organisatie kan bouwen. Deze medewerkers zullen door het vuur gaan voor jouw bedrijf, ook als het economisch minder goed gaat.

Goede werkethiek bevorderen

Neem een stap terug en kijk kritisch naar jezelf: bezit ik de belangrijke kernwaarden voor een goede werkethiek? Een goede werkethiek is niet aangeboren, maar wordt aangeleerd. Dus ook al heb je nu niet het gevoel dat je uitblinkt in de juiste normen en waarden op je werk of in een goede werkethiek, dit kan veranderen. Je kunt jezelf aanleren om een positievere houding aan te nemen en zo een betere werkethiek te kweken. Een goede werkethiek werkt aanstekelijk. Geef je dus leiding aan een team waar de werkethiek wat te wensen over laat? Wees dan het goede voorbeeld en ze zullen snel volgen.

Op welke manier kun je dan de werkethiek van jou en het team bevorderen? Dat kan op verschillende manieren.

Plezier

Als je plezier hebt in je werk, ben je bereid om meer tijd en moeite erin te steken dan wanneer dit niet het geval is. Zorg er dus voor dat je plezier hebt en maakt in je werk. Zit er iets tegen of is een taak toch niet wat je ervan had verwacht? Maak dit dan bespreekbaar met je werkgever, wellicht dat de taken anders ingedeeld kunnen worden zodat je weer plezier in je werk terug krijgt.

Denk in oplossingen

Het is soms zo gemakkelijk om in problemen te denken. ‘Ik kan een taak niet doen, want…’ of ‘het gaat me echt niet lukken om dit te doen’. Denken in problemen is verschrikkelijk voor een goede werkethiek, omdat je door je onzekerheid dan uiteindelijk niets meer gedaan krijgt. Probeer er dus vertrouwen in te hebben dat je alles wel kan, je moet het alleen nog proberen. Als een probleem zich voordoet is het belangrijk dit niet te zien als een probleem, maar als een uitdaging. Een uitdaging waar je een oplossing voor gaat vinden!

Positieve houding

Daarop kunnen we aansluiten met het hebben van een positieve houding, probeer altijd zaken van een positieve kant te bekijken. Besteed dus ook je tijd vooral aan het positieve en niet aan het negatieve. Het is dan ook belangrijk om geen tijd te verspillen aan klagen of roddelen over collega’s. Deze energie kun je beter besteden aan je werk.

Effectieve communicatie

Voor een goede werkethiek is een effectieve onderlinge communicatie erg belangrijk. Zo voorkom je misverstanden tussen collega’s en conflicten op de werkvloer. Een belangrijke regel daarbij is het principe van ‘praise in public, punish in private’. Geef dus nooit openlijk kritiek op je collega’s, maar bespreek het met hen privé als je het niet met hun gedrag eens bent. Daartegenover staat dat er wel ruimte moet zijn voor complimenten aan elkaar, deze mogen dan ook zeker uitgesproken worden. Dit zorgt niet alleen voor een goede werkethiek maar ook voor een goede sfeer op de werkvloer.

goede werkethiek bevorderen met effectieve communicatie

Waardering voor goede werkethiek

Werknemers met een goede werkethiek ontvangen graat erkenning en waardering voor hun harde werk en doorzettingsvermogen. Zorg er dus ook voor dat deze waardering er is, bijvoorbeeld door de eerder genoemde complimenten te geven. Geef waardering waar dit gepast is, dit motiveert de medewerkers met een goede werkethiek om deze te behouden en door te blijven gaan. Als blijk van waardering kun je ook af en toe medewerkers belonen met meer dan slechts complimenten, bijvoorbeeld door een team performance traject van Hole 18 te doen met het team. Zo werk je samen aan het team, maar zorg je ook voor een positieve connotatie bij het werk, doordat je gezellig met z’n allen gaat golfen!

Wat zijn de 5 kenmerken van een sterk team?

Je hebt er veel moeite in gestoken om de juiste werknemers aan te nemen voor jouw bedrijf, maar vormen ze ook samen een sterk team? We hebben een aantal kenmerken op een rijtje gezet van een sterk team, zodat je jouw teamleden kunt inspireren en jouw team kan versterken.

Een sterk team is in balans

Sterke mensen maken nog geen sterk team. Ook al zijn alle werknemers individueel sterke speler, betekent dat niet altijd dat ze gezamenlijk in een team kunnen werken. Zorg er dus voor dat de samenstelling van jouw team in balans is. Het is vaak goed om het team klein te houden, zo kun je gemakkelijk het overzicht bewaren. Zorg er wel voor dat het team, ondanks het kleine aantal teamleden, toch zijn diversiteit behoudt. Qua werkwijze en persoonlijkheid is het goed om een weloverwogen mix te hebben in jouw team.

Aan het hoofd van dat team moet een aangewezen en erkende leider staan om de rest van het team in goede banen te leiden. Kies een leider die het team kan motiveren, helder kan communiceren, goed kan samenwerken, resultaatgericht is en een goed probleemoplossend en -analyserend vermogen heeft.

Een sterk team werkt goed samen

Het is natuurlijk vanzelfsprekend dat een goed team ook goed kan samenwerken. Een cruciaal onderdeel van een goed samenwerken is een effectieve en duidelijke communicatie. Het is belangrijk dat alles bespreekbaar is binnen het team. Dat betekent dat ook feedback makkelijk en open gegeven moet kunnen worden. Om dit in de juiste banen te leiden is het wel belangrijk dat alle teamleden ook om leren gaan met dit soort feedback.

Bij dit soort discussies het belangrijk dat er met een gemeenschappelijk doel en resultaat wordt gecommuniceerd. Ook al verschillen de meningen binnen een team, is het belangrijk dat deze niet persoonlijk worden aangetrokken door de verschillende teamleden. Je werkt immers samen naar een collectief resultaat en doel.

sterk team samenwerken

Een sterk team werkt naar een duidelijk doel

Zorg ervoor dat er een duidelijk en concreet doel gesteld wordt voor het team. Alle teamleden moeten het doel kunnen begrijpen waar ze naartoe werken. Het moet dus voor iedereen duidelijk geformuleerd worden. Doelen die het beste werken zijn doelen met duidelijk meetbare resultaten. Hou het dus niet vaag, maar werk met concrete cijfers en resultaten. Zo kun je de successen in het team makkelijk meten en ook vieren.

De teamleden zijn van elkaar afhankelijk om dit doel te bereiken, daarom is het ook belangrijk om te weten wat de onderlinge samenwerkingen moeten zijn en welke rol de verschillende teamleden hebben binnen het team.

Een sterk team heeft duidelijk afgebakende rollen

Het is belangrijk dat het duidelijk is voor alle teamleden wat hun rol is binnen het team en hoe hun dagelijkse werkzaamheden en projecten eruit zullen zien. Des te sterker deze rol wordt afgebakend, des te meer gedisciplineerd en toegewijd de werknemers aan hun werkzaamheden binnen hun rol kunnen werken. Zorg er wel voor dat je elk teamlid taken toebedeeld waar ze ook goed in zijn. Elk teamlid zal daarbij ook beter verantwoordelijkheid kunnen nemen over hun eigen werkzaamheden.

Verduidelijking van de rol van elk teamlid zal alleen maar meer betrokkenheid met het bedrijf en het team creëren, evenals het verantwoordelijkheidsgevoel over hun werkzaamheden te versterken. De andere teamleden moeten ook niet bang zijn om een teamlid hierop aan te spreken.

Daarbij is het ook van belang dat de rollen van andere teamleden duidelijk zijn. Zo weten de teamleden precies wat ze aan elkaar hebben en bouw je een communicatief sterk team. Het is ook belangrijk om duidelijk te hebben wie de sterkere en zwakkere schakels zijn binnen het team. Zo kun je ervoor zorgen dat er een goede balans blijft in het functioneren van het team.

sterk team meeting

Een sterk team vertrouwt elkaar

Een team werkt het beste als de grootste angsten weggenomen kunnen worden. Je werkt natuurlijk beter zonder de angst en stress voor conflicten. Een belangrijk onderdeel in het voorkomen van conflicten is het vertrouwen binnen het team te behouden en vergroten. In een sterk team is er geen ruimte voor grote ego’s, maar wel voor toegewijde individuen die in elkaar kunnen vertrouwen. Vertrouwen opbouwen kan moeilijk zijn, maar een goed begin zouden teambuilding oefeningen kunnen zijn of een teamtraject bij Hole 18.

Vertrouwen wordt ook opgebouwd door wederzijdse erkenning. Zorg er dus voor dat goede resultaten en successen gevierd worden binnen het team.

Jelle Staleman lezing TeDx

Tussen leven en dood!

Tussen topprestaties en faillissement!

Tijdens mijn K2 lezingen vertel ik aan de hand van indrukwekkend film- en fotomateriaal over de letterlijke en figuurlijke hoogtepunten van mijn bergsport carrière. Het letterlijke hoogtepunt van mijn lezing ligt bij de 8611 meter hoge K2, de op een na hoogste berg ter wereld. De K2 is slechts 200 meter lager dan de Mount Everest maar wel bijna 2 keer zo steil!

Tussen een expeditie en het bedrijfsleven zijn genoeg parallellen te bedenken. Doelen stellen, motivatie, wilskracht, doorzettingsvermogen en innovatief denken zijn zaken die zowel in het bedrijfsleven als in de bergsport nodig zijn om doelen te bereiken.

In de lezing zet ik jou, je medewerkers en team op scherp. Laat ik ze nadenken over de wijze waarop jullie de top ook kunnen halen en wat daarvoor nodig is. En of jullie dit ook willen?

Lees meer over Jelle

Hoe kun je het beste in teamverband werken?

De media waren niet mals na de uitschakeling van het Nederlandse voetbalelftal tijdens het EK-kwalificatietoernooi in 2015: ‘wat een afgang van een team vol toptalenten!’  Sportcritici vroegen zich af hoe het zo ver kon komen, na de goede prestaties op het WK 2014. Hoe kon een team zo snel devalueren tot het zooitje ongeregeld dat nu op het veld stond? Aan de individuele kwaliteiten van de spelers kon het niet liggen. Was het een gebrek aan teamverband of teamgevoel? Of lag de oorzaak bij slecht leiderschap?

De grootste valkuilen binnen een team

Wat dit voorbeeld ons leert, is het volgende: Ook al heb je letterlijk een elftal aan goede ‘spelers’, dan nóg hoeft dit geen garantie voor succes te zijn. Er komt dus blijkbaar iets meer bij kijken dan talent en kwaliteit alleen, als je in teams moet werken. Datzelfde geldt ook voor teamprestaties op de werkvloer. Het gehele team moet ervoor waken dat het niet recht in de volgende valkuilen loopt:

  1. Teamleden laten hun persoonlijk belang zwaarder meewegen dan het teambelang
  2. Er is te weinig vertrouwen in elkaars kwaliteiten en inzet.
  3. Teamleden zijn bang voor confrontaties, waardoor ze niet het achterste van hun tong laten zien.
  4. Er heerst een gebrek aan betrokkenheid, andere zaken zijn belangrijker. Er is onvoldoende aandacht voor resultaten van het team.
  5. Teamleden willen geen verantwoordelijkheid nemen, omdat ze bang zijn hierop afgerekend te worden.
  6. Ontevredenheid over de gang van zaken, waardoor teamleden de hakken in het zand zetten.

Werken in teamverband - brainstorm

De voordelen van werken in teamverband

Je kunt je afvragen waarom je überhaupt in teamverband zou moeten werken, zeker gezien de energie die het kost om een goed team neer te zetten. Als een groep mensen echt als een uniforme groep functioneert, zitten er een heleboel voordelen aan werken in teamverband. Teams zijn innovatiever, creatiever, nemen beter doordachte besluiten, zijn beter in complexe situaties en werken sneller dan een individu. En het is bewezen dat het mogelijk is om teamprestaties te verbeteren.

Tips om werken in teamverband te perfectioneren

Iedereen die leiding geeft aan een team, of het nu sport of werk gerelateerd is, moet ervoor zorgen dat de volgende randvoorwaarden ijzersterk zijn:

Het gemeenschappelijk doel

Het doel van het team moet duidelijk afgebakend zijn. Je krijgt het beste resultaat als iedereen met hart en ziel op hetzelfde einddoel afstevent.

Vertrouwen in elkaar

Een team werkt pas goed als iedereen elkaar volledig vertrouwt. De vertrouwensband moet bestaan tussen teamspelers onderling én tussen team en leider(s).

Betrokken teamspelers

Iedereen die de gezamenlijke prestaties belangrijker vindt dan zijn individuele succes, draagt op een positieve manier bij aan het team. De teamleider moet er dus voor zorgen dat alle teamleden zich betrokken voelen bij het behalen van het einddoel. Betrokkenheid motiveert iedereen om door te gaan.

Werken in teamerband - overleg

Respect

De teamleider is er verantwoordelijk voor dat iedereen elkaar met respect behandelt. Zoals bij zoveel sociale processen is respect een van de belangrijkste elementen voor een succesvolle samenwerking. Zonder respect valt vertrouwen en veiligheid weg en komt het team nergens meer.

Goede rolverdeling

Als de teamleider vooraf de rollen en verantwoordelijkheden vastlegt, is het mogelijk om elkaar te wijzen op zowel goede, als slechte resultaten. Dit wordt alleen geaccepteerd als er tussen te teamleden voldoende vertrouwen èn respect is.

Duidelijke werkafspraken en deadlines

Het goed werken in teamverband is niet alleen afhankelijk van een duidelijke rolverdeling, goede afspraken zijn cruciaal in een team. Want als de ene persoon om wat voor reden dan ook, zijn afspraak niet nakomt, is dat nadelig voor een volgend deel van het totaalproces. Deadlines zijn een onderdeel van deze afspraken. Als een teamlid structureel zijn afspraken niet nakomt, is het aan de teamleider om hierop actie te ondernemen. Dat voorkomt geroddel op de gangen en gemor in de vergadering.

Als je team staat als een huis, ontdek je dat jullie tot veel meer in staat zijn dan vooraf de verwachting was. Werken in teams is echt een leerproces, waar je enorme voldoening uit kunt halen. Loopt jouw team vast? Vraag een onafhankelijk persoon de vinger op de zere plek te leggen.

Teamprestaties verbeteren: hoe pak je dat goed aan?

Bestaat jouw team stuk voor stuk uit topspelers, maar blijven de totale prestaties echt onder de maat? En lukt het je niet om hier verandering in te brengen? Kijk dan eens goed naar het samenspel van de werknemers onderling. Een afdeling presteert namelijk stukken beter, als de werknemers een geolied team vormen. Goede teamprestaties zijn afhankelijk van een aantal belangrijke factoren. Welke dat zijn? Hole 18 zet ze voor je op een rijtje.

1. Onderling vertrouwen

De belangrijkste voorwaarde die volgens de piramide van Lencioni aan de basis staat van betere teamprestaties, is het vertrouwen tussen werknemers onderling en tussen werknemer en werkgever. Dat vertrouwen ontstaat als teamleden elkaar respecteren. Ze kennen ieders persoonlijke omstandigheden en er is waardering voor elkaars kwaliteiten. De collega’s durven zich kwetsbaar op te stellen, zodat ze hun zwakke punten kunnen versterken met de kracht van een ander. Zonder onderling vertrouwen zal het team ondermaats blijven presteren.

2. Confrontatie en discussie

Als de onderste laag van de piramide van Lencioni stevig en zeker is, kan het team aan de volgende laag gaan bouwen: Confrontatie en discussie. In een goed team ontstaan altijd confrontaties en discussies. Deze zijn noodzakelijk om tot de beste oplossingen te komen. Het is belangrijk dat moeilijke onderwerpen niet ontweken worden. Zonder onderliggend vertrouwen hebben discussies echter geen meerwaarde. Spelers durven niet het achterste van hun tong te laten zien, of nemen de moeite niet om zich hard te maken voor hun standpunt. Goed onderbouwde argumenten zijn constructief en creëren een sterker eindresultaat.

teamprestaties - groupmeeting

3. Betrokkenheid

Bij gebrek aan confrontatie en discussie, moet je als leidinggevende twijfels hebben over de betrokkenheid van je team. Een levendige discussie ligt namelijk aan de basis van begrip. En begrip is erg belangrijk voor betrokkenheid. Als een van de teamspelers zich niet kan engageren met het project, dan is de kans groot dat hij zich totaal niet betrokken voelt bij het eindresultaat. Met een slechtere individuele inzet tot gevolg, wat zijn weerslag heeft op de totale prestatie.

“Wanneer teamleden in de loop van hartstochtelijke en open debatten geen lucht hebben kunnen geven aan hun meningen, engageren ze zich zelden of nooit en stellen zij zich ook niet achter besluiten op, hoewel ze misschien tijdens vergaderingen instemming veinzen” – Lencioni

4. Verantwoordelijkheid

In een goed functionerend team neemt iedere speler zijn verantwoordelijkheid. Dat verantwoordelijkheidsgevoel is het sterkste, als er een hoge betrokkenheid heerst bij alle spelers. De best presterende teams zijn teams waarin de betrokkenen elkaar aan durven te spreken op hun verantwoordelijkheden. Voortgangsgesprekken, het specificeren van doelstellingen en het uitdelen van beloningen kunnen het verantwoordelijkheidsgevoel versterken. Duidelijke, transparante afspraken en het eerlijk verdelen van de taken zijn enorm belangrijk voor goede teamprestaties.

5. Resultaten

Voor het afdelingsrapport zijn collectieve resultaten belangrijker dan individuele prestaties. Een goed team krijgt waardering voor gezamenlijke successen, waardoor individuele hoogtepunten minder belangrijk worden.

“Een niet aflatende concentratie op specifieke doelstellingen en duidelijk omschreven resultaten is een absolute noodzaak voor ieder team dat zichzelf op prestaties beoordeelt” – Lencioni

Een goed presterend team is ook nog eens goed voor de arbeidsethos van alle betrokken medewerkers. Tevreden werknemers zijn minder snel geneigd om hun heil ergens anders te zoeken. Ze gaan met meer plezier naar hun werk en melden zich minder snel voor langere tijd ziek. Een mooie win-win situatie om je als werkgever hard voor te maken.

Teamprestaties- discussion

Hoe de teamprestaties van jouw afdeling?

Als je wil weten hoe jouw team ervoor staat, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

  1. Is het voor teamleden mogelijk om openlijk hun mening over het onderwerp te ventileren?
  2. Zijn teamvergaderingen enthousiast, engagerend en productief?
  3. Duurt het te lang om tot besluiten te komen of wordt juist voorkomen dat discussies ellenlang doorgaan?
  4. Worden er duidelijke, transparante afspraken gemaakt en is ieder zich bewust van zijn taak?
  5. Durven teamleden hun tekortkomingen te laten zien?
  6. Zijn teamleden bereid om hun eigen belangen op te offeren voor het welzijn van het team?

Scoort jouw team veelal ‘ja’, dan zit je goed. Is het antwoord voor het merendeel ontkennend, dan zijn er goede stappen te maken. Je kunt zelf proberen de situatie te veranderen. Het is meestal effectiever om een externe professional in te schakelen. De buitenstaander kan dan namelijk ‘schuld’ kan krijgen van de negatieve gedachten die gepaard gaan met elke verandering in een bedrijf. Dat bevordert het ‘Samen staan we sterk’ gevoel van de werknemers.

Wil jij advies over hoe jij de prestaties van jouw team kan verbeteren? Hole 18 kan je daarbij helpen! Hoe? Neem snel contact op, dan kijken we samen wat het beste bij de situatie past.

Conflicthantering: hoe ga je om met conflicten op werk?

Ontkomen kun je ze nooit volledig. Maar er iedere keer vol in te gaan is ook niet altijd verstandig. Conflicten, ze zijn zowel erg vervelend, als nuttig. Maar niet iedereen kan er even goed mee omgaan. Hole 18 geeft je een lesje conflicthantering voor beginners.

Typen zakelijke conflicten

Een conflict ontstaat als collega’s tijdens een meningsverschil niet meer naar elkaar luisteren en daardoor niet zomaar tot een oplossing kunnen komen. Vaak spelen emoties en/of botsende persoonlijkheden een rol. Op het werk kun je te maken krijgen met verschillende soorten conflicten:

  1. Instrumenteel conflict: het conflict gaat over taakverdelingen en afstemmingen van de werkzaamheden.
  2. Conflict over verdeling schaarse middelen: oorzaken voor zo’n conflict gaan over bijvoorbeeld geld, ruimte en tijd.
  3. Sociaal emotioneel conflict: Er is onenigheid wat betreft gedrag, houding en persoonlijke relaties. Dit conflict krijgt nu veel aandacht in een campagne om pesten op het werk te verminderen.
  4. Machtsconflicten: Spanningen die ontstaan door autoriteit en haantjesgedrag. Dat kan zowel tussen collega’s of werkgevers en werknemers.
  5. Gemengde conflicten: De meeste conflicten zijn een combinatie van een of meerdere conflicten die hierboven genoemd zijn.

boze collega

Hoe reageer jij op een conflict?

Je kunt op verschillende manieren reageren op zakelijke conflicten. De vijf algemene reacties zijn: vermijden, aanpassen, vechten, samenwerken en onderhandelen. Welke reactie jouw voorkeur heeft, is afhankelijk van je karakter en de ernst van de situatie. Voor iets wat je belangrijk vindt, zal je eerder op de barricade springen, dan voor iets wat je nauwelijks raakt.

Vermijden

Het is de overweging waard om een conflict te vermijden als je de relatie en het onderwerp van het conflict niet belangrijk vindt. Je steekt geen energie in het conflict, maar hebt daardoor ook geen zeggenschap over de uitkomst. Bovendien kunnen onderdrukte irritaties op een later tijdstip alsnog exploderen.

Aanpassen

Als je de relatie belangrijker vindt dat de conflictsituatie, dan kun je geneigd zijn om je aan te passen. Je bouwt daarmee sociaal krediet op. Je moet er alleen voor waken dat je anderen altijd alles voor je laat bepalen, voor je het weet schuiven collega’s je van alles in je schoenen.

Vechten

Als je de kwestie belangrijker vindt dan de relatie, dan is de kans groot dat je het gevecht aangaat. Door te vechten, bescherm je jezelf tegen machtsmisbruik. En daarvoor zou je over lijken kunnen gaan. Dat is meestal niet zo slim in verband met het effect op de lange termijn. Je moet waarschijnlijk in de toekomst samen blijven werken met je tegenstander.

Samenwerken

Vind je zowel de relatie als de kwestie belangrijk? Dan is het slim om samen te werken en zo een oplossing te vinden die voor beiden partijen acceptabel is. De voordelen van samenwerken zijn dat het een band schept en het geeft ook een kick om er samen uit te komen. Het duurt vaak wel wat langer om tot een consensus te komen.

Onderhandelen

Iets wat in de buurt ligt van samenwerken, maar toch iets sneller gaat, is onderhandelen. Met onderhandelen blijf je bij je eigen standpunt, maar doe je concessies in je eisen. Daardoor ontstaat er een compromis.

In sommige gevallen besluit een afdeling of een manager dat er een Mediator aan te pas moet komen om de onderhandelingen tot een goed einde te brengen. De mediator is onafhankelijk en heeft een coachende en sturende rol in het conflict.

vuist op tafel

Voorkom escalatie

Als je van jezelf weet dat je regelmatig primair reageert op conflicten en daar vaak achteraf spijt van hebt, kun je de volgende tips aanhouden om een goede positie te creëren voor het conflict:

  • Analyseer de inhoud van het conflict, het belang van de relatie en de omstandigheden zoals tijdsdruk of financiële compensatie.
  • Geef emoties geen kans, maar neem op tijd een stap terug en tel even tot tien. Laat de ander desnoods even uitrazen. Probeer niet mee te gaan in de emoties van je tegenstander.
  • Geef opbouwende feedback en sta open voor feedback van de ander(en).
  • Blijf goed luisteren, probeer te achterhalen waarom de ander de kwestie belangrijk vindt. Vertel ook wat jouw belang is en wat je acceptabel vindt.
  • Geef misverstanden geen kans, maak tussentijds samenvattingen en vraag de ander zich beter uit te leggen als je iets niet begrijpt.
  • Blijf bij het onderwerp van het conflict. Haal er geen andere dingen of andere personen bij die nu niet van belang zijn.
  • Blijf redelijk. Het kan zomaar zijn dat je toch geen gelijk had.
  • Probeer er geen teamgevecht van te maken, laat buitenstaanders buiten beschouwing.

Communicatie tijdens een conflict is erg belangrijk. En zoals je weet, communicatie bestaat uit praten én luisteren. Houd ook de lichaamstaal van jezelf en de ander in het oog.

De positieve kanten van conflicten

Conflicten zijn eigenlijk helemaal niet erg. Er zitten best ook wat positieve kanten aan zakelijke conflicten. Door je de kaas niet van het brood te laten eten, leer je om je eigen grenzen te bewaken. Je komt voor je mening op en werkt aan zelfbehoud. Het escaleren van een conflict kan lucht geven aan een lange dralende negatieve situatie. Na het conflict zal de situatie als het goed is veranderen. Vernieuwing komt de sfeer over het algemeen ten goede. Er zijn managers die claimen dat er zonder conflict nooit vernieuwing op zal treden.

Hoe ga jij om met conflicten? Deel je tips en valkuilen onder dit bericht en help anderen om sterker te staan.

Wat zijn de 5 voorwaarden voor teambuilding?

In deze blog leg ik de 5 frustraties van teamwork uit. Dit doe ik aan de hand van het boek van Paul Lencioni, waarbij ik steeds een link leg naar de dagelijkse praktijk, waarin ik onderdeel uitmaak van een team HR-adviseurs.

1: Samenwerken, heb en geef vertrouwen

Door ervaringen met elkaar te delen, ontstaat er inzicht en begrip voor elkaars standpunten en gevoelens. Het kunnen hele basale ervaringen zijn, zoals het van elkaar weten hoeveel kinderen je hebt, wat je hobby’s zijn, hoeveel broers en zusters je hebt. Met deze weetjes bouw je al aan een persoonlijke band met elkaar, simpel toch?

In een team waarin vertrouwen heerst, durven leden elkaar om hulp en feedback te vragen. Een prachtig instrument om hiermee te oefenen is het Feedback spel. Met dit spel kun je allerlei feedbacksituaties oefenen. Wij hebben als team een aantal keer gedaan en iedere keer zorgt het ervoor dat we met elkaar in gesprek gaan over de dingen die er echt toe doen. Daarbij hadden we ook nog eens lol, mooi toch?

Een andere mooie suggestie is het waarderen en benutten van de vaardigheden en ervaringen van anderen. Als je van elkaar weet waar je goed in bent, waar je blij van wordt en waar je kracht ligt, is het makkelijk om elkaar daarop aan te spreken en elkaar hulp te vragen in lastige situaties. Binnen mijn team hebben we hier voor een praktische insteek worden gekozen. Twee collega’s die zeer ervaren zijn in het begeleiden van reorganisaties, hebben hierover een procesbeschrijving gemaakt. Op deze manier delen zij hun kennis met de rest van het team en zorgen zij als team voor consistent advies, win-win toch?

2: Samenwerking: ga het conflict aan!

Als het onderlinge vertrouwen binnen een team aanwezig is, is het mogelijk om gezonde en productieve conflicten met elkaar te hebben. Conflicten zijn vaak nodig om te groeien. Verschillende perspectieven en standpunten van teamleden kunnen zo worden benut. Als het team inziet en begrijpt dat conflicten nodig zijn om als team te kunnen groeien, is de eerste stap gezet.

In ons team werd toch wel van huiverig gereageerd toen ik dit punt ter sprake bracht. Er heerst toch wel een taboe op het aangaan van conflicten. Maar gaandeweg de discussie kwam toch wel het besef dat je door op een constructieve manier het conflict aan te gaan, je vaak sneller tot de oplossing komt van een probleem. Het durven benoemen van lastige onderwerpen vraagt om vertrouwen en voorkomt het ontstaan van achterbakse, politieke spelletjes en persoonlijke aanvallen.

Paul Lencioni stelt in zijn boek dat een team dat een conflict aan durft te gaan, veel levendiger en boeiender vergadert. Gezonde conflicten besparen veel tijd en leiden naar verfrissende, nieuwe ideeën en gezichtspunten. Belangrijk daarbij is wel dat de teamleider dan niet in de rol van beschermende ouder schiet en de teamleden niet de kans geeft het conflict aan te gaan en hiervan te leren.

Hoe hebben wij hier in de praktijk iets mee gedaan? Omdat iedereen het toch wel wat spannend vond om ‘zomaar’ een conflict aan te gaan, hebben we het Feedbackspel er weer bij gepakt. Hierin zit een aantal doe-vragen die gaan over conflicten. Met behulp van deze vragen hebben een klein rollenspel gedaan. Wederom zeer leerzaam en ook gerustellend om te merken dat er voldoende vertrouwen in het team aanwezig is en dat het helemaal niet erg is om het niet met elkaar eens te zijn.  Mooi was om te merken dat het conflict op de inhoud werd ‘uitgevochten’ en niemand zich persoonlijk aangevallen of beschadigd voelde.

3: Hoe betrokken ben jij in een samenwerking?

In het boek beschrijft Paul Lencioni dat het bij betrokkenheid gaat om duidelijkheid en steun. Goed functionerende teams nemen duidelijke beslissingen en ze nemen die tijdig. Deze beslissingen dragen de instemming van alle teamleden, ook als ze het in eerste instantie niet met elkaar eens waren. Ook is het belangrijk dat teams het vermogen ontwikkelen om te leren van fouten.

Net als bij het aangaan van conflicten binnen een team, rust er ook nog steeds een taboe op het maken van fouten. Fouten maken moet voorkomen worden, er moet een schuldige aangewezen worden. Om binnen een team meer betrokkenheid te creëren, is het belangrijk om met elkaar een sfeer te scheppen waarin het normaal is om fouten te mogen maken. Door fouten in alle openheid te bespreken, leren we van elkaar en worden we als team beter. Op deze manier met fouten omgaan, kan alleen als er sprake is van vertrouwen in elkaar.

Naast het creëren van een veilige omgeving waarin fouten gemaakt mogen worden, is het ook belangrijk om successen met elkaar te vieren. Op de agenda van ieder teamoverleg staat het punt ‘successen,  groot en klein’. In het begin werd er wat lacherig over gedaan, maar al snel merkten we dat wanneer we onze successen benoemden, het onderlinge vertrouwen en de betrokkenheid bij elkaars werk groeiden. Door het uitspreken van waardering voor elkaars inspanningen, wordt ook het wij-gevoel versterkt. En, je wordt er vrolijk van!

De vierde frustratie van teamwork is het ontlopen van verantwoordelijkheid. Deze quote vond ik op internet: ‘Teamwork is onontbeerlijk. Dan kan je de verantwoordelijkheid op iemand afschuiven.’

hipsters werken

4: Ontloop je weleens de verantwoordelijkheid?

Teamwork is onontbeerlijk. Dan kan je de verantwoordelijkheid op iemand afschuiven’.

Je verantwoordelijkheid nemen, iedereen heeft het er wel eens over. Maar elkaar hierop aanspreken, is toch lastiger dan gedacht. Ook wanneer er binnen een team een vertrouwensband bestaat, iedereen bij elkaar betrokken is, blijft het spannend. Waarom? Net als bij het aangaan van conflicten, zijn teamleden bang om elkaar te kwetsen, bang om de persoonlijke relatie in gevaar te brengen. Maar door elkaar aan te spreken op ieders verantwoordelijkheid, laat je juist merken dat je elkaar respecteert en dat je hoge verwachtingen hebt over elkaar prestaties.

Patrick Lencioni, de auteur van het boek waarop mijn blogs gebaseerd zijn, heeft een aantal tips voor ons. Hij schrijft dat een van de meest effectieve manieren is om helder en inzichtelijk te maken wat het team dient te presteren, wie wat doet en hoe alle teamleden zich moeten gedragen om succes te hebben. Hoe helderder verwoordt, hoe minder ruis op de lijn.

Om die ruis te blijven voorkomen, is het belangrijk om regelmatig met elkaar te bespreken hoe de teamleden vinden dat iedereen functioneert ten opzichte van de vastgestelde doelen. Elkaar feedback geven over hun gedrag of prestaties. Blijft spannend, maar in een team waar vertouwen en betrokkenheid heerst, zijn dit stappen die gezet kunnen worden (bijvoorbeeld door het door mij in eerdere blogs genoemde Feedbackspel).

Een laatste tip die de auteur geeft, is het in het voorzicht stellen van een teambeloning in plaats van een individuele beloning. Zijn stelling is, is dat wanneer een van de teamleden zijn of haar taken niet vervult, het team waarschijnlijk niet rustig afwacht totdat er spreke is van een mislukking, maar ingrijpt. In de praktijk zie ik het hier vaak mis gaan en worden er groepjes gevormd, sluit men de ‘afvallige’ buiten en gaat ieder voor zich. Op dit punt kunnen veel teams nog winst behalen.

In een volgend blog bespreek ik de laatste frustratie, te weinig aandacht voor resultaten. Als teamleden niet verantwoordelijk worden gehouden voor hun bijdragen, zullen ze zich waarschijnlijk concentreren op hun eigen behoeften en op hun eigen belang.

5: Hoe zorg je ervoor dat samenwerken leuk blijft?

De laatste frustratie is ‘te weinig aandacht hebben voor gezamenlijke resultaten’. Je kunt je natuurlijk afvragen waar een team anders op gericht zou moeten zijn dan op gezamenlijke resultaten. Maar in de praktijk zie je echter dat teamleden de neiging hebben om zich te richten op het verbeteren van hun eigen positie en het behalen van hun eigen resultaten. Vooral wanneer zij zich niet voldoende betrokken of verantwoordelijk voelen, stellen zij hun eigen belangen boven die van het team.

Hoe nu deze laatste frustratie te voorkomen? Belangrijk is om helder te zijn over de te bereiken resultaten. Spreek als team uit wat je wilt bereiken, welke successen je wilt behalen.  Als manager van een team is het belangrijk om naast het minimaliseren van individualistisch gedrag, ervoor te zorgen dat het team zijn successen viert en zo min mogelijk wordt afgeleid van de te behalen resultaten.

De 5 beschreven frustraties zijn uiteraard niet los van elkaar te zien. Als het bij een van de frustraties al niet goed gaat, dan kun je erop rekenen dat de samenwerking binnen een team onder druk komt te staan. Enkele tips uit de 4 voorgaande blogs:

  1. Heb en geef elkaar vertrouwen. Deel ervaringen met elkaar zodat er inzicht en begrip voor elkaars standpunten en gevoelens komt. Vraag elkaar om hulp en feedback.
  2. Ga op een constructieve manier een conflict aan. Hierdoor kom je vaak sneller tot de oplossing van een probleem. Het durven benoemen van lastige onderwerpen vraagt om vertrouwen en voorkomt het ontstaan van achterbakse, politieke spelletjes en persoonlijke aanvallen.
  3. Creëer een omgeving waarin het veilig is om fouten te maken. Door fouten in alle openheid met elkaar te bespreken, leer je van elkaar en het verstekt de band binnen het team. Vergeet ook niet om met elkaar successen, hoe groot of klein ook, te vieren.
  4. Neem je verantwoordelijkheid en spreek elkaar daarop aan. Hiermee laat je merken dat je elkaar respecteert en dat je hoge verwachtingen hebt over elkaar prestaties.

Samengevat, leden van een echt samenhangend team:

  • vertrouwen elkaar
  • gaan openlijk de strijd aan over ideeën
  • steunen elkaars besluiten en actieplannen
  • spreken elkaar aan op het realiseren van overeengekomen activiteiten
  • concentreren zich op het bereiken van collectieve resultaten

Onthoud dat samenwerken mensenwerk blijft. Wanneer je rekening houdt met menselijke onvolkomenheden overwin je als team de natuurlijke neiging om in negatief gedrag te verzanden. Met alle frustraties van dien …..

Wat zijn de belangrijkste eigenschappen van samenwerken?

Iedere medewerker zou over de competentie samenwerken moeten beschikken. De mens is immers niet gemaakt om alleen te zijn. De mens is een sociaal wezen. In dat verband is samenwerking een vereiste. Maar wat heb je ervoor nodig? En wanneer ben je er goed in? De eigenschappen voor samenwerken zijn te vatten in een aantal categorieën. Denk hierbij aan sociale vaardigheden en eigenschappen en wat wij zien in de uitvoering.

Vaardigheden

In sociale vaardigheden als het kunnen onderhouden van relaties met mensen, flexibiliteit, assertiviteit en  overtuigingskracht ligt de basis voor samenwerking. Als je daarnaast goed om kunt gaan met agressie – verbaal en non-verbaal – beschik je over een reeks competenties om het samenwerken tot een goed einde te brengen.Je kunt m.a.w. luisteren en hebt aandacht voor de ander; ongezond autoritair gedrag is je vreemd. Aan de andere kant kun je wel de richting mee bepalen, een goed verloop van het samenwerkingsproces in het oog houden. Samenwerking bestaat dus uit do’s en don’ts.

[layerslider id=”6″]

Meer weten over samenwerken?

Eigenschappen voor samenwerken

In het onderhouden van je relaties stel jij je dienstbaar op. Je bent bereid om samen het gezamenlijke doel te bereiken. Door op een vriendelijke manier eerlijk voor je mening uit te komen, creëer je ruimte om eventuele problemen het hoofd te bieden. Niet individueel, maar samen, als team. Je bouwt zo mee aan het team. Je legt zo het fundament voor een efficiënte samenwerking. Je kunt je ook inleven in je teamgenoten èn in de belangen van de organisatie. Door de samenwerking van deze combinatie van jouw factoren in jouw karakter breng je dingen (en meningen) samen. Er vloeit automatisch een mooi product uit voort. Je beschikt kortom over sociale eigenschappen, waarvan ieder weldenkend mens beseft dat ze nodig zijn voor een goede samenwerking. Met jouw eigenschappen voor samenwerken ben je een voorbeeld, dat navolging verdient (en krijgt).

 

 Samenwerking in uitvoering

Er is een uitspraak: ‘Aan de vruchten herken je de boom’. De resultaten, die je met je team bereikt, geven dus aan of het team beschikt over de juiste competenties voor samenwerken. Het blijkt dus uit de uitkomsten van het project ‘Samenwerking in de uitvoering’. Als jij je als mens inzet om samen met anderen een gezamenlijk doel te bereiken, dan zal de effectiviteit van het samenwerken groot zijn.

Door informatie niet voor jezelf te houden, maar te delen met anderen, creëer je draagvlak binnen het team en bevorder je (het resultaat van) de samenwerking. Vergelijkbaar is het deelnemen aan en ondersteunen van de ideeën van je teamgenoten. Je bouwt immers samen, met zijn allen, aan hetzelfde product. Kortom, door als team de eigenschappen voor samenwerken goed te gebruiken ben je effectief in de samenwerking in uitvoering.

Als de vruchten van je competenties samenwerken

  • Als de teamleden het gezamenlijke doel helder voor ogen hebben,
  • als de teamleider hun competenties op efficiënte wijze met elkaar verbindt,
  • als ieder teamlid zijn of haar eigenschappen voor samenwerken optimaal benut,
  • als de valkuilen van het samenwerken vakkundig worden omzeild,
  • kortom, als de vruchten van de eigenschappen en competenties samenwerken,

dan is er sprake van efficiënt samenwerken. Dan wordt teambuilding effectief ingezet t.b.v. de organisatie.

Meer weten over samenwerken?