Wat zijn de 5 voorwaarden voor teambuilding?

In deze blog leg ik de 5 frustraties van teamwork uit. Dit doe ik aan de hand van het boek van Paul Lencioni, waarbij ik steeds een link leg naar de dagelijkse praktijk, waarin ik onderdeel uitmaak van een team HR-adviseurs.

1: Samenwerken, heb en geef vertrouwen

Door ervaringen met elkaar te delen, ontstaat er inzicht en begrip voor elkaars standpunten en gevoelens. Het kunnen hele basale ervaringen zijn, zoals het van elkaar weten hoeveel kinderen je hebt, wat je hobby’s zijn, hoeveel broers en zusters je hebt. Met deze weetjes bouw je al aan een persoonlijke band met elkaar, simpel toch?

In een team waarin vertrouwen heerst, durven leden elkaar om hulp en feedback te vragen. Een prachtig instrument om hiermee te oefenen is het Feedback spel. Met dit spel kun je allerlei feedbacksituaties oefenen. Wij hebben als team een aantal keer gedaan en iedere keer zorgt het ervoor dat we met elkaar in gesprek gaan over de dingen die er echt toe doen. Daarbij hadden we ook nog eens lol, mooi toch?

Een andere mooie suggestie is het waarderen en benutten van de vaardigheden en ervaringen van anderen. Als je van elkaar weet waar je goed in bent, waar je blij van wordt en waar je kracht ligt, is het makkelijk om elkaar daarop aan te spreken en elkaar hulp te vragen in lastige situaties. Binnen mijn team hebben we hier voor een praktische insteek worden gekozen. Twee collega’s die zeer ervaren zijn in het begeleiden van reorganisaties, hebben hierover een procesbeschrijving gemaakt. Op deze manier delen zij hun kennis met de rest van het team en zorgen zij als team voor consistent advies, win-win toch?

2: Samenwerking: ga het conflict aan!

Als het onderlinge vertrouwen binnen een team aanwezig is, is het mogelijk om gezonde en productieve conflicten met elkaar te hebben. Conflicten zijn vaak nodig om te groeien. Verschillende perspectieven en standpunten van teamleden kunnen zo worden benut. Als het team inziet en begrijpt dat conflicten nodig zijn om als team te kunnen groeien, is de eerste stap gezet.

In ons team werd toch wel van huiverig gereageerd toen ik dit punt ter sprake bracht. Er heerst toch wel een taboe op het aangaan van conflicten. Maar gaandeweg de discussie kwam toch wel het besef dat je door op een constructieve manier het conflict aan te gaan, je vaak sneller tot de oplossing komt van een probleem. Het durven benoemen van lastige onderwerpen vraagt om vertrouwen en voorkomt het ontstaan van achterbakse, politieke spelletjes en persoonlijke aanvallen.

Paul Lencioni stelt in zijn boek dat een team dat een conflict aan durft te gaan, veel levendiger en boeiender vergadert. Gezonde conflicten besparen veel tijd en leiden naar verfrissende, nieuwe ideeën en gezichtspunten. Belangrijk daarbij is wel dat de teamleider dan niet in de rol van beschermende ouder schiet en de teamleden niet de kans geeft het conflict aan te gaan en hiervan te leren.

Hoe hebben wij hier in de praktijk iets mee gedaan? Omdat iedereen het toch wel wat spannend vond om ‘zomaar’ een conflict aan te gaan, hebben we het Feedbackspel er weer bij gepakt. Hierin zit een aantal doe-vragen die gaan over conflicten. Met behulp van deze vragen hebben een klein rollenspel gedaan. Wederom zeer leerzaam en ook gerustellend om te merken dat er voldoende vertrouwen in het team aanwezig is en dat het helemaal niet erg is om het niet met elkaar eens te zijn.  Mooi was om te merken dat het conflict op de inhoud werd ‘uitgevochten’ en niemand zich persoonlijk aangevallen of beschadigd voelde.

3: Hoe betrokken ben jij in een samenwerking?

In het boek beschrijft Paul Lencioni dat het bij betrokkenheid gaat om duidelijkheid en steun. Goed functionerende teams nemen duidelijke beslissingen en ze nemen die tijdig. Deze beslissingen dragen de instemming van alle teamleden, ook als ze het in eerste instantie niet met elkaar eens waren. Ook is het belangrijk dat teams het vermogen ontwikkelen om te leren van fouten.

Net als bij het aangaan van conflicten binnen een team, rust er ook nog steeds een taboe op het maken van fouten. Fouten maken moet voorkomen worden, er moet een schuldige aangewezen worden. Om binnen een team meer betrokkenheid te creëren, is het belangrijk om met elkaar een sfeer te scheppen waarin het normaal is om fouten te mogen maken. Door fouten in alle openheid te bespreken, leren we van elkaar en worden we als team beter. Op deze manier met fouten omgaan, kan alleen als er sprake is van vertrouwen in elkaar.

Naast het creëren van een veilige omgeving waarin fouten gemaakt mogen worden, is het ook belangrijk om successen met elkaar te vieren. Op de agenda van ieder teamoverleg staat het punt ‘successen,  groot en klein’. In het begin werd er wat lacherig over gedaan, maar al snel merkten we dat wanneer we onze successen benoemden, het onderlinge vertrouwen en de betrokkenheid bij elkaars werk groeiden. Door het uitspreken van waardering voor elkaars inspanningen, wordt ook het wij-gevoel versterkt. En, je wordt er vrolijk van!

De vierde frustratie van teamwork is het ontlopen van verantwoordelijkheid. Deze quote vond ik op internet: ‘Teamwork is onontbeerlijk. Dan kan je de verantwoordelijkheid op iemand afschuiven.’

hipsters werken

4: Ontloop je weleens de verantwoordelijkheid?

Teamwork is onontbeerlijk. Dan kan je de verantwoordelijkheid op iemand afschuiven’.

Je verantwoordelijkheid nemen, iedereen heeft het er wel eens over. Maar elkaar hierop aanspreken, is toch lastiger dan gedacht. Ook wanneer er binnen een team een vertrouwensband bestaat, iedereen bij elkaar betrokken is, blijft het spannend. Waarom? Net als bij het aangaan van conflicten, zijn teamleden bang om elkaar te kwetsen, bang om de persoonlijke relatie in gevaar te brengen. Maar door elkaar aan te spreken op ieders verantwoordelijkheid, laat je juist merken dat je elkaar respecteert en dat je hoge verwachtingen hebt over elkaar prestaties.

Patrick Lencioni, de auteur van het boek waarop mijn blogs gebaseerd zijn, heeft een aantal tips voor ons. Hij schrijft dat een van de meest effectieve manieren is om helder en inzichtelijk te maken wat het team dient te presteren, wie wat doet en hoe alle teamleden zich moeten gedragen om succes te hebben. Hoe helderder verwoordt, hoe minder ruis op de lijn.

Om die ruis te blijven voorkomen, is het belangrijk om regelmatig met elkaar te bespreken hoe de teamleden vinden dat iedereen functioneert ten opzichte van de vastgestelde doelen. Elkaar feedback geven over hun gedrag of prestaties. Blijft spannend, maar in een team waar vertouwen en betrokkenheid heerst, zijn dit stappen die gezet kunnen worden (bijvoorbeeld door het door mij in eerdere blogs genoemde Feedbackspel).

Een laatste tip die de auteur geeft, is het in het voorzicht stellen van een teambeloning in plaats van een individuele beloning. Zijn stelling is, is dat wanneer een van de teamleden zijn of haar taken niet vervult, het team waarschijnlijk niet rustig afwacht totdat er spreke is van een mislukking, maar ingrijpt. In de praktijk zie ik het hier vaak mis gaan en worden er groepjes gevormd, sluit men de ‘afvallige’ buiten en gaat ieder voor zich. Op dit punt kunnen veel teams nog winst behalen.

In een volgend blog bespreek ik de laatste frustratie, te weinig aandacht voor resultaten. Als teamleden niet verantwoordelijk worden gehouden voor hun bijdragen, zullen ze zich waarschijnlijk concentreren op hun eigen behoeften en op hun eigen belang.

5: Hoe zorg je ervoor dat samenwerken leuk blijft?

De laatste frustratie is ‘te weinig aandacht hebben voor gezamenlijke resultaten’. Je kunt je natuurlijk afvragen waar een team anders op gericht zou moeten zijn dan op gezamenlijke resultaten. Maar in de praktijk zie je echter dat teamleden de neiging hebben om zich te richten op het verbeteren van hun eigen positie en het behalen van hun eigen resultaten. Vooral wanneer zij zich niet voldoende betrokken of verantwoordelijk voelen, stellen zij hun eigen belangen boven die van het team.

Hoe nu deze laatste frustratie te voorkomen? Belangrijk is om helder te zijn over de te bereiken resultaten. Spreek als team uit wat je wilt bereiken, welke successen je wilt behalen.  Als manager van een team is het belangrijk om naast het minimaliseren van individualistisch gedrag, ervoor te zorgen dat het team zijn successen viert en zo min mogelijk wordt afgeleid van de te behalen resultaten.

De 5 beschreven frustraties zijn uiteraard niet los van elkaar te zien. Als het bij een van de frustraties al niet goed gaat, dan kun je erop rekenen dat de samenwerking binnen een team onder druk komt te staan. Enkele tips uit de 4 voorgaande blogs:

  1. Heb en geef elkaar vertrouwen. Deel ervaringen met elkaar zodat er inzicht en begrip voor elkaars standpunten en gevoelens komt. Vraag elkaar om hulp en feedback.
  2. Ga op een constructieve manier een conflict aan. Hierdoor kom je vaak sneller tot de oplossing van een probleem. Het durven benoemen van lastige onderwerpen vraagt om vertrouwen en voorkomt het ontstaan van achterbakse, politieke spelletjes en persoonlijke aanvallen.
  3. Creëer een omgeving waarin het veilig is om fouten te maken. Door fouten in alle openheid met elkaar te bespreken, leer je van elkaar en het verstekt de band binnen het team. Vergeet ook niet om met elkaar successen, hoe groot of klein ook, te vieren.
  4. Neem je verantwoordelijkheid en spreek elkaar daarop aan. Hiermee laat je merken dat je elkaar respecteert en dat je hoge verwachtingen hebt over elkaar prestaties.

Samengevat, leden van een echt samenhangend team:

  • vertrouwen elkaar
  • gaan openlijk de strijd aan over ideeën
  • steunen elkaars besluiten en actieplannen
  • spreken elkaar aan op het realiseren van overeengekomen activiteiten
  • concentreren zich op het bereiken van collectieve resultaten

Onthoud dat samenwerken mensenwerk blijft. Wanneer je rekening houdt met menselijke onvolkomenheden overwin je als team de natuurlijke neiging om in negatief gedrag te verzanden. Met alle frustraties van dien …..

Hoe maak je stakeholdermanagement succesvol?

Het belang van rekening houden met andere belangen

Hoe fijn zou het zijn als je in groepen (stakeholders) precies weet wat ieders zijn belang is? Rekening houden met elkaars belangen is essentieel om je doelen te bereiken. Stel je voor dat je op de golfbaan staat en je houd geen rekening met de wind, het water of andere omstandigheden. Hoe groot is de kans dan op falen? Nagenoeg 100%.

Stel je voor dat je geen rekening houdt met de belangen van anderen in de organisatie op weg naar je doel. Je weet het eigenlijk al. De kans dat je je doelen niet haalt en weerstand krijgt is 100%.

Succes 1: Schat de belangen van je stakeholders in

Belangrijk om van te voren te bekijken met wie of wat je allemaal hebt te maken op weg naar je doel. Schat de belangen van de anderen in, werk ze bij gedurende de weg naar je doel.

Hoe kom je achter de belangen van de ander?

Ja goede vraag hoor ik je denken. Het is niet zo moeilijk als het lijkt. Ik heb gemerkt dat teveel mensen aannames gaan doen over de belangen van de ander. Er geldt een belangrijke regel m.b.t. aannames. De kans dat het niet klopt is 99%. Hoe dan wel!

Ja, je moet een uitgangspositie hebben, dus starten met een aanname is prima. Maar gaande weg moet je proberen het zeker te krijgen.

Succes 2: Werk je stakeholderanalyse voortduren bij

Werk je stakeholderanalyse met de belangen steeds bij als je meer informatie hebt gekregen. Gaande weg krijg je het steeds zekerder. Dit is ook van essentieel belang omdat de druk voor het behalen van doelen steeds groter wordt. Dus de noodzaak dat je het zekerder weet belangrijker wordt.

Hoe krijg je het dan zeker? 

Een van de dingen die ik niet zie in bedrijven is dat er naar de belangen van de ander wordt gevraagd. Waarom niet? Schroom, angst, te direct? Ik weet het niet. Wat ik wel weet als je er naar vraagt dat het gesprek veel opener wordt. Belangen op elkaar afgestemd kunnen worden.

Succes 3: Vraag naar de belangen van de ander

Durf te vragen naar de belangen van de ander en stem jouw belang en doel hierop af. Scheelt een hoop weerstand en tegenwerking. Het wordt voor beiden leuker en transparanter.

Wat heb je aan Stakeholdermanagement?

Hoe ga je om met weerstand, hoe krijg je mensen om je heen mee in je plannen? Je leert het tijdens de workshop stakeholdermanagement. Sprout-journalist Rolinde Hoorntje probeerde het uit.

Effectief Stakeholdermanagement

Trainer Peter van Weel is fervent golfer. Hole 18 is de naam van zijn bedrijf én de laatste hole op de golfbaan. Vandaag gaat hij de vijf deelnemers aan de training Stakeholdersmanagement leren ‘hoe je de 18e hole bereikt door effectief stakeholdermanagement’. Oftewel: hoe krijg je de omgeving aan boord?

Interimmanager Bart, één van de deelnemers, heeft wel eens te maken met weerstand:

“Ik ging eerst heel doelgericht te werk. Het maakte me niet uit of mensen omvielen of niet, als ik mijn doel maar behaalde. Op een gegeven moment kreeg ik te maken met mensen die macht wilden uitoefenen.”

Bart wil leren hoe hij het beste om kan gaan met zulke dwarsliggers. Van Weel:

“Je hebt een grotere kans om je doel te bereiken als je tegemoet komt aan de belangen in je omgeving.”

Richt je op het individu en niet op groepen

Stakeholdermanagement is volgens hem in feite next level bedrijfspolitiek. Hoe meer je in groepen denkt, hoe groter de kans dat je wordt tegengewerkt door individuen, legt Van Weel uit. Hij adviseert deelnemers daarom eerst een inventarisatie te maken van hun stakeholders: de mensen die invloed hebben op jouw project/doel en hun belangen. Dat kost tijd, zegt een deelnemer. Van Weel: “Tijd? Mensen die tegenwerken, omdat je ze links hebt laten liggen, kost ook tijd.”

Het moeilijke van stakeholdermanagement is dat iedereen op ieder moment een ander belang heeft. Op maandagochtend is dat koffie, op vrijdagmiddag is het lekker vroeg naar huis. Er is niet één goede route, net als op de golfbaan, zo blijkt die middag. De kortste route is een hole in one. Maar, is dit ook altijd de beste? Néé, zegt Van Weel bij de afslagplaats op de golfbaan terwijl hij met zijn club naar de sloot rechts van hem punt. “Er ligt bijvoorbeeld water, of een bunker op de route.”

Ga koffiedrinken met de secretaresse, oppert deelnemer Arjo. “Precies”, beaamt Van Weel. Zoek de kansen en relaties binnen je stakeholders. Werk na elke stap richting je doel je inventarisatie bij.Zo is het ook in het bedrijfsleven: een goede inventarisatie van de risico’s vooraf is key. Oud Nederlands golfkampioene Bianca Dekker legt uit hoe het wel moet. “Op het bordje hier lees ik dat de afstand van deze green 98 meter is. Ik zie dat er een bunker ligt op ongeveer 15 meter voor de hole. Ik wil daarom rechts van de bunker slaan.” Maar stel dat je bal eindigt in het water, blijf je dan vasthouden aan dezelfde strategie? Een bal door het water slaan is namelijk geen goed idee. Van Weel: “Je kan ook om de vijver heen. Zo nodig verleg je de route, stel jij je doelen bij en zet de volgende stap. Het gaat erom hoe je inzicht krijgt in je stakeholders en hun belangen. Waar kan je aansluiten? Kun je je vrouw inzetten om via de buurvrouw de buurman te bereiken? Kun je de collega die regelmatig met de directeur aan tafel zit ook eens voeden met de doelen die jij wilt bereiken?”.

Conclusie

De belangrijkste les: doe het stap voor stap. En, accepteer de bedreigingen in je omgeving. ”Het water is er altijd!” En dan is het tijd voor een borrel op de ‘19e hole’ – het clubhuis.

Meer informatie over een training stakeholdermanagement lees je hier.

Tekst: Rolinde Hoorntje

Bron: http://www.sprout.nl/magazine/februari-2015/wat-heb-je-aan-stakeholdermanagement

Wat is mindmapping en waar gebruik je het voor?

Wat is mindmapping?

Ieder mens beschikt over de gave om dingen te onthouden, die hij of zij ziet of hoort. Iedereen gebruikt daarbij ook woorden èn beelden. Verder is het menselijk brein slechts beperkt toegankelijk. In ons interne geheugen vallen zogezegd nog wel eens wat steken. En dat is jammer, want dan zien we (soms cruciale) informatie over het hoofd. Mindmapping brengt hier orde.

Gegevens ordenen geeft informatie

Tijdens workshops en presentaties, vergaderingen en lessen op school komt veel informatie op ons af. De vraag is dan hoe je het beste aantekeningen kunt maken. Hoe noteer je de informatie zodanig, dat je die informatie ook in je geheugen opslaat? Hoe onderscheid je hoofd- en bijzaken?

Hoe kun je doelgericht bezig zijn met wat je hoort of ziet? Je kunt het geordend – dus per subonderwerp – op een vel papier schijven. Kortom, een mindmap maken. Zo’n mindmap kun je ook met de computer maken (m.b.v. de iMindmap software).

Mindmapping is creatief en effectief

Als je een mindmap maakt, gebruik je jouw creativiteit. Je brengt je eigen gedachten en/of die van anderen in kaart. Al is het onderwerp nog zo complex, door er structuur in aan te brengen creëer je overzicht. Daardoor kun je effectief gebruik maken van die informatie.

De prestaties van de hele organisatie kunnen toenemen, als mindmapping een geïntegreerd onderdeel is van de bedrijfsprocessen. Door een mindmap te maken, kom je tijdens het proces op onverwachte gedachtesprongen. Je opent deuren, die anders gesloten zouden blijven. Gericht op het doel breng je meer oplossingen in beeld voor het probleem waar je mee zit. Mindmapping helpt om doelgericht te presteren.

mindmapping

De geschiedenis van mindmapping

Mindmapping komt niet zomaar uit de lucht vallen. Veel mensen hebben het tegenwoordig over mindmapping als een soort toverformule. Maar waar komt het eigenlijk vandaan? De grondlegger is Tony Buzan, een psycholoog, annex onderwijskundig adviseur.

Als student merkte hij, dat hij wel aantekeningen maakte, maar dat dit onvoldoende effectief was. Hij zocht naar een betere methode om de leerstof te kunnen onthouden. Eind jaren ’70 van de vorige eeuw begon hij mindmapping te ontwikkelen. Dit nam uiteindelijk een enorme vlucht, als je kijkt naar de mate waarin tegenwoordig over mindmapping gesproken wordt.

Waarvoor is een mindmap bruikbaar?

Een mindmap is te gebruiken in vele situaties, waarin informatie wordt overgedragen. Complexe onderwerpen worden voor meer mensen inzichtelijk gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan de stroom van gegevens:

  • in het onderwijs,
  • tijdens vergaderingen en
  • presentaties.

Het is zowel inzetbaar om bijvoorbeeld een presentatie voor te bereiden, als tijdens en na de sessie. Je kunt zowel papier en pen, als een computer gebruiken.

Hoe ziet een mindmap eruit?

Centraal in de mindmap staat een afbeelding, die de kern of de focus van het idee uitbeeldt. De afgeleide onderdelen van deze kern worden als vertakkingen in allerlei richtingen in de mindmap getekend. Sleutelwoorden bij de afbeeldingen brengen structuur aan in de mindmap. Nadere details worden als kleinere takjes weergegeven. Zo ontstaat een boom als een schematisch overzicht van alle relevante gedachten.

Ondersteuning bij het mindmappen

Met mindmapping bespaar je tijd en geld en je bevordert productiviteit en creativiteit. Je gaat in feite recht op het doel af. Kortom, een win-winsituatie voor alle betrokkenen.

Doelgericht communiceren: hoe doe je dat?

Leestijd: 8min

Doelgerichte communicatie is een wezenlijk onderdeel van zakendoen. Niet alleen binnen een organisatie is doelgericht communiceren cruciaal, maar juist richting klanten toe maakt een goede en correcte communicatie het verschil. Uiteindelijk is het de tevredenheid van je klanten die bepaalt hoe succesvol je bent met je business. In dit artikel leggen we uit hoe je efficiënter en beter kunt communiceren. Wat is doelgerichte communicatie en hoe kun je dit intern en extern gebruiken?

Wat is doelgerichte communicatie?

Kort samengevat betekent doelgerichte communicatie dat de boodschap die jij wilt overbrengen ook daadwerkelijk aan komt. Op het juiste moment weet je de juiste snaar bij iemand te raken. Dit kan zowel intern zijn bij jouw werknemers of extern bij een gesprek met een klant.

De 5 factoren van doelgericht communiceren

Je kunt doelgericht communiceren, door een aantal stappen te ondernemen. Het is niet en/of, maar eigenlijk altijd en/en. Een combinatie van meerdere factoren. Er zijn 5 manieren om doelgerichte communicatie te bevorderen.

1. Een prettige omgeving

Door te investeren in een prettige en geschikte omgeving, laat je een positieve indruk achter. Daarmee voorkom je ruis en houd je miscommunicatie buiten de deur. Laat een vertrouwelijke omgeving daarom je uitgangspunt zijn. Het gaat er tenslotte om dat jij en je gesprekspartner op jullie gemak voelen in de omgeving waar je zit. Probeer bij een telefonische afspraak zoveel mogelijk achtergrondgeluiden uit te sluiten.

2. Zorg voor de juiste verbinding

Als je zorg draagt voor een juiste verbinding, voorkom je ruis in het contact tussen jou en je medewerkers en/of klanten. Verstrek daarom als bedrijf niet alleen informatie aan klanten, maar luister vooral ook naar de behoefte die er is. Het is van belang dat klanten je goed kunnen bereiken. Investeer daarom ook in een goed communicatiesysteem. Beslis welke soft- en hardware jouw bedrijf helpt voor een transparante en vlotte interne communicatie.

3. Investeer in persoonlijk contact

Persoonlijke aandacht en een luisterend oor, zijn voor zowel medewerkers als klanten erg prettig. Ze voelen zich daardoor gehoord en gewaardeerd. Soms is het tonen van een stukje begrip al goed voor de bevordering van de communicatie.

4. Wees alert op non-verbale communicatie

Non-verbale communicatie kun je optimaal benutten. Vaak geeft het zelfs de doorslag. Onbewust wordt hier vaak sterker op gereageerd. Zo ben je graag in de omgeving van iemand die lekker ruikt en vermijd je liever iemand met een onfrisse adem.

5. Let op signalen van de klant

Door alert te zijn op signalen die een klant afgeeft, toon je interesse in een klant. Denk aan een glaasje water als een klant begint te hoesten of daag een geïnteresseerde klant uit om gebruik te maken van jouw diensten of producten. Houd er echter rekening mee dat je hier alleen alert op zult zijn als er sprake is van echte verbinding tussen jou en de klant.

Wat levert het je op?

Door slim om te gaan met het gebruik van technologie, kun je doelgerichte communicatie bevorderen. Je bespaart er tijd mee, bedrijfsprocessen verlopen efficiënter en je bent beter bereikbaar voor klanten. Uiteindelijk levert je dat een professionele uitstraling op, waarmee je werkt aan een positief imago binnen en buiten de organisatie.

Meer tips voor doelgericht communiceren?

Doelgericht communiceren is een hele kunst. Soms kun je het gevoel hebben dat je verkeerd begrepen wordt en dat medewerkers meer ‘ja’ zeggen en ‘nee’ doen. Bij communicatie spelen vaak onbewuste processen een rol. Door deze onbewuste processen bewust te maken, voorkom je miscommunicatie en zorg dat je de boodschap aankomt bij de ontvanger zoals jij bedoelt. Wil je meer tips hoe je beter kunt communiceren met medewerkers en klanten?

Hoe kun je effectief notuleren tijdens vergaderingen?

De kunst van het notuleren is niet iedereen gegeven. Toch heeft iedere werknemer van tijd tot tijd een vergadering. Dan is het belangrijk om notulen te kunnen lezen en schrijven. Ja, effectief notuleren is een kunst. Zie jij de bomen nog in het bos, als je notuleert tijdens een vergadering?

Goede notulen vatten de vergadering kort en bondig samen. Ze dienen niet alleen als naslagwerk, maar ook als bewijsstuk en als uitgangspunt voor de volgende vergadering. Hoe notuleren een succesvolle bijdrage aan de bedrijfsvoering kan zijn, lees je hieronder.

De kunst van goede notulen schrijven

Om goede notulen te schrijven, moet je om te beginnen natuurlijk goed luisteren naar wat er gezegd wordt. Aantekeningen maken tijdens de vergadering is essentieel om alles goed te kunnen onthouden. Door de woordenbrij te ordenen en er een goed verhaal van te maken, vind je de weg in het bos. En niet minder belangrijk, ook de andere deelnemers aan de vergadering ontvangen zo hun leidraad.

Een vergadering kan lang of kort duren. Even snel vergaderen tussendoor kan heel nuttig zijn. In de snelheid kan de informatie echter ook snel verloren gaan. Daarom moet ook bij een snelle vergadering de notulist weten hoe notuleren in zijn werk gaat.

Hoe te notuleren?

Om het proces van effectief notuleren te verhelderen, volgen hier puntsgewijs enkele praktische tips:

  • De kwaliteit van de notulen is groter, als de notulist onafhankelijk is en niet zelf deelneemt aan de vergadering. De notulen worden dan objectiever.
  • Een goede voorbereiding is het halve werk. Een goede notulist heeft vooraf de agenda (inhoudelijk) doorgenomen. Notulen schrijven is makkelijker, als de notulist weet wie er (in welke rol) aan de vergadering deelnemen. Ook de gewenste vorm van de notulen – een besluitenlijst of een gespreksverslag – heeft invloed op het punt ‘hoe te notuleren?’.
  • De fysieke positie van de notulist is een belangrijke voorwaarde voor goede notulen. De notulist moet alles kunnen volgen, zowel verbaal als non-verbaal. Een plek naast de voorzitter, waar hij alle gespreksdeelnemers kan zien, is aan te raden. Interactie tussen de voorzitter en de notulist is tijdens de vergadering ook absoluut toegestaan. Op deze wijze kan hij ook bij staand vergaderen effectief notuleren.
  • Door al tijdens de vergadering de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden, kun je effectief notuleren. Gebruik van zoveel mogelijk afkortingen, steekwoorden en initialen bevordert de efficiency. Het georganiseerd en gestructureerd notuleren is handig bij de uitwerking en goed voor de leesbaarheid van de notulen.
  • De uitwerking van de notulen moet z.s.m. na de vergadering plaatsvinden. Dan zit alles immers nog vers in het geheugen. Bovendien is effectief notuleren ook snel verslag uitbrengen. Snelheid kan echter ook een valkuil zijn. Taalfouten kunnen zeer storend werken. Een taalkundige check voor de verspreiding is dan ook zeer raadzaam.

Waarom kan notuleren ook leuk zijn?

Als je voor het eerst notuleert, sta je misschien stijf van de zenuwen. Dan vraag jij je af hoe je dit ooit tot een goed einde gaat brengen. Maar al doende leert men.

Dat geldt ook voor het notuleren van vergaderingen. En na verloop van tijd kan zomaar het enthousiasme toeslaan. Dan zie je het effect van de notulen in de bedrijfsvoering. Dan is notulen schrijven een kolfje naar je hand. Dan vind je het leuk om effectief te notuleren.

Hoe werkt staand vergaderen?

Kenmerken van staand vergaderen

We zijn gewend om tijdens vergaderingen te zitten. Zitten is voor de gemiddelde mens een houding van comfort. Het geeft rust en opent de deur om eens gezellig met elkaar bij te praten. Ook doordat gedachten afdwalen, kan het vergaderen als tijdverspilling worden ervaren.

Staand vergaderen opent deuren naar een efficiënte toekomst. Een staande vergadering biedt nieuwe kansen en meer efficiënte besluitvorming. Op de voordelen van staan tijdens vergaderingen gaan we hierna in. Allereerst kijken we naar twee belangrijke kenmerken. Hierin verschilt de stoelloze vergadering van de alom bekende vergadervorm.

Niet te lang staan en ànders notuleren

Langdurig staan is voor de meeste mensen niet prettig. Bij staand vergaderen mag het overleg dan ook niet langer dan een half uur duren. Als er meer tijd nodig is, kunnen pauzes worden ingelast. Bij een staande vergadering is een goede bewaking van de agenda door de voorzitter van essentieel belang.

Omdat iedereen staat tijdens de vergadering is het lastig om te notuleren. Soms hoort het notuleren echter onomstotelijk bij de aard van de vergadering. In dat geval gebruikt de notulist bijvoorbeeld een laptop op een statafel.

Daarnaast is er tijdens een efficiënte staande vergadering bij voorkeur geen koffie. Het gesprek blijft zakelijker en ‘op tempo’ als de aandacht van de gespreksdeelnemers erbij blijft.

Voordelen van staan tijdens vergaderingen

Staan tijdens vergaderingen heeft zonder twijfel voordelen. Denk hierbij aan aspecten als:

  • snelheid
  • gezondheid
  • groepsproces.

Staand vergaderen gaat sneller en efficiënter

Als de deelnemers staan tijdens vergaderingen is de neiging om uit te weiden over bijzaken veel minder. Daardoor kost het vergaderen dan minder tijd, wordt er meer zakelijk vergaderd en gaan de kwaliteit en de efficiency van de besluitvorming zienderogen vooruit. De agendapunten worden sneller afgerond. Uit onderzoek blijkt dat een staande vergadering tenminste 34% sneller is.

Ook het financiële plaatje ziet er mede hierdoor rooskleuriger uit, wanneer de organisatie besluit om voortaan te gaan staan tijdens vergaderingen.

Staan is gezond

Als je staat komt je lichaam min of meer vanzelf in beweging. De spieren spannen en ontspannen zich afwisselend gedurende de tijd. Deze activiteit is bevorderlijk voor de individuele gezondheid en daarmee ook voor de efficiency van de bedrijfsactiviteiten.

Zitten is voor de mens een bron van stress en ziekte. Als mens leef je langer, als je van je baas mag staan tijdens de vergadering. En dat spreekt ieder mens wel aan. Staand vergaderen heeft een positief effect op het ziekteverzuim.

Het groepsproces wordt versterkt

Staan tijdens de vergadering houdt automatisch een actievere houding in. Je bent door je lichaamshouding vanzelf meer betrokken bij het gesprek. De neiging om in gedachten af te dwalen verdwijnt als sneeuw voor de zon. Al met al is niet alleen de verbale, maar ook de non-verbale activiteit tijdens de vergadering groter.

De grotere betrokkenheid brengt creativiteit en samenwerking naar boven in de groep. Bovendien zijn de medewerkers sneller en frequenter op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in het bedrijf. Staand vergaderen is m.a.w. goed voor het groepsproces. Niet alleen tijdens de vergadering, maar in het hele bedrijfsproces.

Een vergaderlocatie kiezen: waar moet je op letten?

De juiste vergaderlocatie regelen is niet altijd even makkelijk. Tegenwoordig bieden steeds meer plekken zich aan als vergaderlocatie, denk hierbij aan hotels, boten, en zelfs bossen. Toch is lang niet elke plek even geschikt.

In dit artikel geven we 5 tips waar je op moet letten bij het kiezen van een geschikte vergaderlocatie.

Tip 1: Zoek voor de juiste ambiance

Hoe groot of klein de vergadering ook is, de juiste locatie is vaak sfeerbepalend en zorgt voor de juiste ambiance. Ben je op zoek naar een formele of informele vergadering? Kijk vooraf goed naar aspecten als comfort, stimulerende omgeving (voor een creatieve brainstorm) en mogelijkheden om goed te concentreren.

Tip 2: Kies een locatie met een goede bereikbaarheid

Als het gaat om het organiseren van een vergadering, is het van cruciaal belang dat je een locatie kiest die past bij de soort bijeenkomst. Zorg er daarom voor dat de locatie past bij het imago van het bedrijf en dat het zeker bijdraagt aan een positieve ervaring bij de deelnemers.

Voor het kunnen bijwonen van een vergadering is het daarbij van groot belang dat de locatie goed bereikbaar is. Als je een vergaderlocatie gaat zoeken, is het dus goed om te zoeken naar een locatie waarbij je zeker weet dat de deelnemers gemakkelijk op de locatie kunnen komen per fiets, auto of openbaar vervoer. Kijk dus naar vergaderlocaties inclusief parkeergelegenheid die tevens een goede OV-verbinding hebben.

 

vergaderlocatie-2

 

Tip 3: Beraam vooraf de kosten

Hoe verleidelijk het ook moge zijn, ga niet pas een budget maken nadat je al mooie, grote, locaties hebt gezien. Maak voordat je locaties gaat bekijken al een begroting waaraan je kunt vasthouden. Je weet dan hoeveel geld er beschikbaar is en het zorgt later niet voor grote verrassingen en een deuk in de begroting.

Tip 4: Bekijk vooraf de faciliteiten op locatie

Kijk altijd naar de faciliteiten die aanwezig zijn op de locatie voordat je gaat boeken. Vele accommodaties beweren namelijk te beschikken over vergaderfaciliteiten, maar blijken hier toch niet altijd aan te kunnen voldoen. Denk aan de volgende punten:

  • Is de ruimte groot genoeg en heeft het de capaciteit die jij nodig hebt om de vergadering te organiseren?
  • Zijn de vergaderzalen goed geventileerd?
  • Is de verlichting en geluid voldoende?
  • Kun je flexibel met de ruimte omgaan. Is de indeling van tafels/stoelen aan te passen?
  • Zijn er toiletten in de buurt?
  • Zijn er projectieschermen/ lcd-televisies beschikbaar?
  • Beschikt de locatie over WIFI/ is er internettoegang?
  • Is er een whiteboard? Een microfoon?

Tip 5: Bekijk de cateringmogelijkheden

Het klinkt logisch, maar tijdens een vergadering moet er voldoende te eten en drinken zijn. Check de locatie dus vooraf op de cateringmogelijkheden.

Wil je meer vergadertips? Check ook onze andere blogs over het kiezen van de juiste vergaderstijl, vergaderen met agendapunten en de verschillende vergadertechnieken.

Hoe dragen agendapunten bij aan een efficiënte vergadering?

Een vergadering zonder agenda is als een gesprek van de hak op de tak. Ieder mens heeft de neiging om uit te weiden over de dingen waar hij of zij vol van is. Daar is niets mis mee. Het kost echter tijd en dat is – zeker in de werksituatie – een schaars goed.

Bovendien, als je de agendapunten pas tijdens de vergadering bedenkt, kàn een open gesprek ontstaan. Niet ieder mens is echter zó flexibel tijdens groepsgesprekken. En daarmee loop je wellicht juist inspirerende meningen en ideeën mis.

Efficiënt vergaderen is een kunst

Voor alle aanwezigen is het prettig als er vaart zit in een vergadering. De meeste mensen houden niet zo van vergaderen en zien het als een noodzakelijk kwaad. Iets waar ze zo min mogelijk mee bezig willen zijn. Efficiënt vergaderen zal dan ook absoluut zijn nut bewijzen. Maar efficiënt vergaderen is wel een kunst. Als je iemand in je organisatie hebt die die kunst beheerst, dan is dat een zegen.

Een goede agenda voor je vergadering

De vergaderagenda is een overzicht van de te bespreken punten. Deze wordt (met de eventuele bijlagen) vooraf door de secretaris verspreid. Met deze informatie kunnen de deelnemers aan de vergadering zich goed voorbereiden. Dit voorkomt in te lassen leespauzes tijdens de vergadering en bespaart dus tijd, geld en energie.

Met de agenda houdt de voorzitter van de vergadering steeds het doel voor ogen. Wat is het doel van de bespreking (van dit agendapunt) en leidt wat een gespreksdeelnemer inbrengt tot dat doel? Die afweging kan en mag de voorzitter echter alleen maken, als de deelnemers zich hebben kunnen voorbereiden.

Hoe ziet een agenda eruit?

De meest voorkomende opbouw van een goede agenda is als volgt:

  • Opening (welkom en inleiding door de voorzitter)
  • Notulen van de vorige vergadering (bespreking en goedkeuring)
  • Ingekomen stukken en mededelingen
  • De opeenvolgende te bespreken punten
  • Rondvraag
  • Sluiting.

De agendapunten tijdens de vergadering

Elk agendapunt heeft een doel. Dat spreekt voor zich. Voor een efficiënt verloop van de vergadering is het nodig om dit doel expliciet op de agenda te vermelden. Dit kan een hoop misverstanden tijdens (en na) de vergadering voorkomen en houdt de deelnemers betrokken.

Een van de taken van de voorzitter is de tijd te bewaken. In de planning wordt voor ieder agendapunt (binnen de ‘agendacommissie‘) een tijd afgesproken. Het is belangrijk dat deze afspraken worden nagekomen om de vaart in de vergadering te houden.

De rondvraag – ook vaak WVTTK (Wat verder ter tafel komt) genoemd – moet geen vergadering op zich worden. Dit punt is bedoeld als inventarisatie en evaluatie. Het is geen extra vergadering. Dit is en blijft echter een valkuil bij iedere vergadering.

Tot slot: wel of geen agenda gebruiken?

Met een goede agenda weet iedere deelnemer van tevoren waar hij of zij aan toe is. Je weet wat je tijdens de vergadering wilt en moet zeggen. De agendapunten kunnen zo goed mogelijk inhoudelijk besproken worden. Kortom, vergaderen met een agenda is goed voor de efficiency en de effectiviteit. Ontbreekt de agenda, dan neem je het risico om te verzanden in bijzaken.

Welke vergaderstijlen zijn te onderscheiden?

Leestijd: 5 min.

Vergaderen kan op diverse manieren. Eerder hebben we al een blog gewijd aan de verschillende vergadertechnieken die leiden tot effectief vergaderen. Maar naast specifieke technieken is het doel van de vergadering van belang om voor een bepaalde vergaderstijl te kiezen. Hieronder lichten we de meest voorkomende vergaderstijlen, aangevuld met het doel van vergaderen.

Verschillende vergaderstijlen

Niet iedere vergaderstijl past bij elke vergadering. Wanneer tijdens de vergadering de nadruk vooral ligt bij een presentatie die wordt gegeven, dan is het niet gepast om iemand in de rede te vallen omdat je het ergens niet mee eens bent. Andersom, wordt er tijdens een brainstorm juist verwacht dat je elk idee op tafel legt. We maken grofweg onderscheid tussen vijf verschillende vergaderstijlenpresentatiebrainstormbesluitvormende vergaderinginformerende vergadering en instructie. Hieronder volgt een uitleg van elke vergaderstijl.

1. Presentatie

Het doel van een presentatie is mensen op de hoogte te stellen van een aankondiging, (nieuwe) bevindingen of een besluit dat is genomen. Afhankelijk van het doel kan het nuttig zijn om de deelnemers van de vergadering van tevoren in te lichten of relevante documentatie door te sturen. Bij een presentatie bestaat de vergaderstijl voornamelijk uit luisteren en daarna vragen stellen of dieper met elkaar op de presentatie ingaan.

2. Brainstorm

De vergaderstijl brainstormen is eigenlijk heel open. De intentie hierbij is om de creativiteit de vrije loop te laten en out-of-the-box te denken. Deze manier van vergaderen vereist goed leiderschap, zodat je de goede elementen van een brainstorm in tact laat, zonder dat je aan het eind van de vergadering eigenlijk niks bent opgeschoten. Meestal werk je bij een brainstorm niet met een agenda.

3. Puntsgewijze besluitvormende vergadering

Een vergaderstijl waarbij verschillende punten aan bod komen vereist veel aandacht van de deelnemers. Veelal worden er (belangrijke) beslissingen genomen of strategische afwegingen overlegd. Zorg bij deze vergaderstijl daarom dat je open communiceert en genoeg pauzes inlast. Verder is het belangrijk om de tijd goed in de gaten te houden. Blijf niet te lang hangen bij een agendapunt, een conclusie kan ook zijn dat je er tijdens deze vergadering niet uitkomt.

4. Repetitieve informerende vergadering

Bij deze vergaderstijl is het doel simpel: eens in de zoveel tijd de medewerkers een update geven van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie. Een typisch voorbeeld is een vergadering in de vorm van een dagstart. Deze korte vergadering van vaak niet meer dan 15 minuten wordt elke dag gehouden om alle medewerkers van een bepaalde afdeling op de hoogte te stellen van nieuwe ontwikkelingen. Denk hierbij aan een klantenservice die op de hoogte wordt gesteld welke nieuwe acties zijn gestart vanuit de afdeling marketing.

5. Instructie

Het geven van (klassikale) instructies is een vergaderstijl waarbij taken en activiteiten worden uitgelegd. Dit kan zijn aan nieuw personeel of personeel dat intern een nieuwe baan krijgt. Bij deze vergaderstijl is het belangrijk om ook een handleiding mee te geven, zodat degene aan wie de instructies worden gegeven, deze nog is op een later tijdstip kan teruglezen.

Meer tips?

Wil je meer weten hoe je efficiënt kunt vergaderen? Neem dan vrijblijvend contact op met Hole18 voor meer informatie.