8 stappen voor het maken van een perfect communicatieplan

Leestijd: 6 min

Om een optimaal contact met de klant of doelgroep op te kunnen bouwen, is een goed en weloverwogen communicatieplan onontbeerlijk. In de praktijk is geen enkel communicatieplan exact hetzelfde. Met medewerkers van een bepaalde organisatie communiceer je bijvoorbeeld op een andere manier dan met potentiële klanten.

Hoewel de precieze invulling wordt bepaald door de specifieke situatie en de aard en samenstelling van je doelgroep, bestaat een goed communicatieplan in principe uit een aantal vaste onderdelen. Het heeft met andere woorden een duidelijke kop en staart.

In dit artikel bespreken we alle onderdelen van een communicatieplan. Waar behoort een volledig communicatieplan uit te bestaan?

Interne en externe analyse

Het beginpunt van een duidelijk communicatieplan is een interne en externe analyse van de organisatie of doelgroep die je probeert te bereiken. De analyse kan een tijdrovende klus zijn, maar vormt wel een essentieel en onontbeerlijk onderdeel van elk deugdelijk communicatieplan. Zie het als een pijler die het belangrijkste fundament vormt voor het uiteindelijke plan.

Bepaling van de doelgroep

Voordat de maker concrete doelstellingen en boodschappen gaat formuleren en de te gebruiken communicatiemiddelen selecteert, is het belangrijk om te bepalen op welke specifieke doelgroep(en) zijn of haar communicatieplan is gericht. Doelgroepsegmentatie kan een effectieve manier zijn om toch tot een persoonlijke aanpak te komen als doelgroepen of onderlinge verschillen tussen organisaties of personen die je probeert te bereiken in eerste instantie behoorlijk groot zijn.

Doelstellingen bepalen en vastleggen

In dit deel van het communicatieplan gaat de opsteller per doelgroep na welke doelstellingen hij wil bereiken. De doelstellingen zijn idealiter geformuleerd aan de hand van de zogenaamde SMART-criteria:

  • S: specifiek, ondubbelzinnig en gemakkelijk uit te leggen;
  • M: meetbaar, belangrijk om achteraf vast te kunnen stellen of doelen ook daadwerkelijk zijn gehaald;
  • A: acceptabel en actiegericht;
  • R: realistisch en dus niet gebaseerd op luchtfietserij;
  • T: tijdsgebonden, dus met een duidelijk begin- en eindpunt.

Boodschap formuleren

In dit deel van het stappenplan wordt bepaald wat je de doelgroep wil vertellen. Het is belangrijk om de boodschap goed toe te spitsen op de achtergrond (houding, levensstijl, voorkennis etc.) en interesses van de doelgroepleden waar je op mikt. Een individuele benadering die concreet aansluit op de wensen en behoeften van mensen werkt altijd beter dan een praatje dat vooral bestaat uit nietszeggende algemeenheden.

Wat wordt de communicatiestrategie?

Nu je duidelijk voor ogen hebt welke boodschap je op de klant of relatie wil overbrengen, is het zaak om de communicatiestrategie te bepalen. Kies je voor een persoonsgerichte aanpak of zoek je het meer inmassacommunicatie? Leun je sterk op social media of maak je vooral gebruik van meer traditionele media- en communicatievormen zoals brochures, flyers, nieuwsbrieven en advertenties? Of combineer je juist liever het beste van beide werelden? De communicatiestrategie bepaalt uiteindelijk de manier waarop de doelstellingen van het communicatieplan worden bereikt.

Creeër een overzicht van de financiële situatie

Aan het in de praktijk brengen van een ambitieus communicatieplan hangt natuurlijk een prijskaartje. Zo’n plan vormt dan ook een zorgvuldig af te wegen investering. Het maken van een begroting verschaft je een handig overzicht van beoogde uitgaven zoals het maken of laten plaatsen van advertenties, het verzamelen van fotomateriaal of het inschakelen van externe (reclame)bureaus en post- of koeriersdiensten.

Stel een communicatiematrix op

De communicatiematrix is in principe een beknopte en schematische weergave van het communicatieplan. De matrix bevat samenvattende informatie over de aard en omvang van de doelgroep, de gebruikte boodschap, de gekozen strategie en communicatiemiddelen en de totale kosten van het communicatieplan.

Monitoring en tussentijdse evaluatie

Door de voortgang en resultaten van het communicatieplan tussentijds nauwkeurig te analyseren, kan de maker bepalen of het verstandig is om door te gaan op de ingeslagen weg of er juist voor kiezen om veranderingen in aanpak door te voeren. Het is een handig leermoment dat het mogelijk maakt om tijdig de gekozen koers bij te stellen als de zaken minder goed lopen dan je vooraf had gehoopt.

Eindevaluatie

De eindevaluatie is het laatste leermoment. Zijn de beoogde doelstellingen gehaald? Wat ging goed en welke punten zijn juist nog voor verbetering vatbaar? Een gedegen eindevaluatie kan een schat aan nuttige informatie opleveren en de sleutel zijn tot het schrijven van nog betere communicatieplannen in de toekomst.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *